De financiële kant van een eigen creatieve business hebben – voor illustratoren en ontwerpers

Money, money, money
must be funny

Vandaag is het zeven jaar geleden dat mijn bedrijf Studio neetje werd ingeschreven bij de KVK en de Belastingdienst. Hoera! Zoals jullie in eerdere blogs hebben kunnen lezen, leer ik in de praktijk van alles en nog wat over de zakelijke aspecten van zelfstandig illustrator zijn. In deze lange blog (mijn langste ooit) verken ik een abstract thema: de financiële kant van je eigen zaak runnen. Bookmark hem gerust, want het zijn ruim 26.000 woorden.

Je kan geen bedrijf runnen zonder enigszins te snappen hoe je financiën werken. Dat wil niet zeggen dat je alle aspecten van je administratie zelf moet doen, of dat je een rekengenie en dé bespaarsuperheld moet zijn. Maar je moet wel de basis kennen, overzicht kunnen houden en in kunnen grijpen als iets financieel niet goed loopt. En je wilt kunnen ondernemen op een manier die bij jou past, begrijpen wat er aan de hand is.

Je wilt goed voorbereid zijn, maar hoe je je geldzaken gaat regelen voelt misschien nog als iets heel ongrijpbaars. Veel starters denken vanuit het ambacht, en hebben nog geen goed beeld van wat ze kunnen verwachten. Misschien vraag je je vooral nog af hoe er geld binnen gaat komen, maar er komt wel meer bij kijken dan dat. Ik dacht in het begin “oké, die bonnetjes goed bijhouden” maar verder? Nee, ik had niet echt een idee. Mijn kennis groeit ook nog elke dag.

In deze uitgebreide blog neem ik je mee op een soort drone-vlucht of snorkeltocht over de financiële kant van het ondernemen als illustrator of ontwerper. Het zou vrij langdradig worden als we in alle details alle kanten van het boekhouden en btw zouden gaan bespreken. Een introductie dus.

Ik ga geen specifiek financieel advies geven; ik ga niet zeggen bij welke bank je moet zitten, waarin je het beste kan investeren, of je dwingen tot specifieke keuzes in jouw eigen bedrijf. Ik mag ook niet zeggen wat je minimaal zou moeten rekenen. Alle situaties zijn specifiek, elk bedrijf is anders. Maar wat ik wel bij veel collega's zie, is dat dit de twee lastigste punten zijn:

• Hoe doe ik als kunstenaar of tekenaar aangifte inkomstenbelasting?
  (waaruit ik belangrijke termen ga noemen en waarbij van belang is om te begrijpen hoeveel je uiteindelijk zelf overhoudt aan je omzet)
• Hoe kan ik als creatief een goede prijs berekenen voor mijn werk?
  (waarvoor je dus ook inzicht moet hebben in je financiële situatie en de waarde van je werk)

Deze blog is een verkenning, waardoor het abstracte toekomstbeeld hopelijk wat concreter wordt, ook voor mensen met dyscalculie. Ik noem vooral veel termen die je zou kunnen opzoeken en voorbeelden van aanbieders. Daarnaast geef ik je wat handvatten qua onderwerpen waar je eens beter naar zou kunnen kijken, voor jezelf definiëren hoe jij dat onderdeel van je business zou willen vormgeven. Kijk gerust even rond.

Inhoudsopgave

1. Van tevoren - voordat je voor jezelf begint

– je huidige situatie
– inlezen en voorbereiding

2. Verdienmodellen en geldstromen

– hoe verdien je aan je creatieve werk?
– hoe komt geld binnen en hoe stroomt het uit?

3. Aan het werk als illustrator / ontwerper / kunstenaar

– tussentijds bijhouden
– financiering projecten
– mogelijke risico's, verzekeringen
– pensioen en hypotheek

4. Zicht op je cijfers als creatieve ondernemer

– analyse
– verbeterpunten, doelen

5. Verder lezen / kijken / luisteren over geldzaken

1. Van tevoren - voordat je voor jezelf begint

Ik schrijf deze blog voor allerlei startende illustratoren en ontwerpers, dus jullie achtergronden zullen ook verschillen. In het algemeen wil ik met een positieve noot beginnen: je zal niet hele uitgebreide, moeilijke wiskundige formules nodig hebben om je bedrijf te kunnen runnen. Je komt al heel ver met

• optellen en aftrekken (en weten wat van wat af moet)
• delen door en vermenigvuldigen
• percentages berekenen
• twee reeksen cijfers tegenover elkaar zetten in een grafiek (bijvoorbeeld formaat van een tekening ten opzichte van een prijs)

Dat valt mee toch?

Heb je al een baan? Ben je nog student? Wil je starten vanuit een uitkering? Voor elke situatie is de manier waarop je financieel gezien aan een bedrijf begint anders. Wat moet je weten over geld, als je wilt beginnen als illustrator of kunstenaar?

1.A Je huidige situatie

Je huidige situatie - ander werk

Misschien heb je nu een andere (bij)baan en ben je aan het inventariseren wanneer en hoe je voor je droom kan gaan. Het is helemaal prima om niet (gelijk) fulltime aan je creatieve bedrijf te kunnen zitten. Het is geen mislukking als het niet lukt om er volledig van te kunnen leven, of als je andere interesses hebt. Sommige creatieven halen juist inspiratie uit een bijbaan of vinden het fijn om inkomsten uit iets anders te hebben waardoor ze volledige creatieve vrijheid kunnen nemen in hun kunstwerken. Het is wel: hoe meer je in iets stopt, hoe meer je eruit kan halen. En hoe beter je focust. Die balans ligt voor iedereen anders.

Je zal die eerste tijd moeten investeren in je bedrijf, misschien meerdere dagen per week in klantenwerving, je eigen content etc. stoppen. Dat levert in veel gevallen nog niet meteen de eerste maanden gelijk een volwaardig inkomen op.

Ik kan me voorstellen dat je eerst een financiële buffer zou willen opbouwen voordat je de overstap maakt. En ik kan me voorstellen dat je de gelegenheid wilt hebben om langzaam te wennen aan ondernemen, hoe je je offertes opstelt, hoe je administratie inricht et cetera. Wat betreft die buffer: het is aan te raden om zeker het bedrag van 3-6 maanden aan vaste lasten als buffer te hebben. Dus stel je betaalt per maand 1000 euro aan huur en boodschappen en zorgverzekering bij elkaar, denk dan aan een minimale buffer van 5000 euro. Je kan de rekentool de BufferBerekenaar van het Nibud gebruiken voor een indicatie voor jouw situatie.

Misschien kun je met je werkgever afspreken dat je minder uren gaat maken en langzaam afbouwt. Vergeet de belangen van je werkgever dan niet; die gunt het je vast om gelukkig te zijn maar die wil ook niet dat je dan moe en zonder focus op het werk verschijnt, en je werkgever heeft ook verplichtingen naar diens klanten of naar de overheid toe. Niet elke baan is geschikt voor parttime en niet elke baas wil zoiets faciliteren.

Het kan ook best zijn dat je het salaris dat je nu hebt als richtlijn wilt hanteren, maar dat zou ik niet één op één overnemen als je je (uur)tarieven gaat berekenen. Er zitten aardig wat verschillen tussen loon en inkomsten uit een onderneming. Soms betekent dat dat je beter kunt verdubbelen wat je nu ontvangt. Van je omzet gaan nog kosten af, en wat jij per uur als werknemer ontvangt is veel minder dan dat jij je baas per uur kost. Daarnaast zal je waarschijnlijk bij de inkomstenbelasting ook nog geld gaan betalen, waar je nu misschien iets terugkrijgt. Jouw baas betaalt nu jouw sociale premies. En je uren zullen niet 100% facturabel zijn (administratie bijwerken, aan je marketing werken, cursus volgen etc.).

Als je naast een andere baan wilt beginnen, kan het zijn dat je even je arbeidsovereenkomst moet checken of even moet praten met je leidinggevende. Het kan zijn dat je bijvoorbeeld geen aan het werk gerelateerde nevenactiviteiten mag doen, of dat je een concurrentiebeding hebt. Dit is vaker het geval als je een eigen zaak gaat oprichten in hetzelfde werkveld (bijvoorbeeld bij een reclamebureau).

Het kan interessant zijn om loondienst en “zzp'en” te combineren wanneer je wel nog aan het urencriterium komt en zodoende wel veel aftrekposten hebt. Voor aftrekposten (waarover later meer), dingen die je van je winst af mag trekken waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt, moet je per jaar 1225 uren aan je onderneming besteden, dan haal je die drempel. Zeker als je er een baan, of andere afspraken zoals mantelzorg, vrijwilligerswerk etc. naast hebt, is het belangrijk om je uren goed bij te houden zodat de Belastingdienst bij een eventuele check dit kan controleren. Als je fulltime met je zaak bezig bent, kom je al snel aan dat criterium.

Als jij 2 dagen in de week ergens in vaste dienst gaat, kan dit al vrij krap worden. Een rekenvoorbeeldje:
Stel je werkt in totaal 40 uur per week – want er is ook een leven naast het werken:
2 dagen in loondienst, dus 2x8 uur = 16 uur in loondienst
blijft over 3x8 uur = 24 uur voor je eigen zaak.

Het gemiddeld aantal werkweken, dus naast vakanties, ziekte etc. is 45 weken.
45*24 uur = 1080, dan haal je die 1225 uur op jaarbasis voor het urencriterium niet.

Dus dan zou je bijvoorbeeld al ruim 50 werkweken moeten hebben en niet ziek zijn, nooit op
vakantie gaan, en/of meer dan 40 uur per week moeten werken.

Als een bedrijf je meer dan twee dagen in de week in wilt kunnen zetten, kan het voordeliger zijn om volledig zelfstandig te zijn en je te laten inhuren, dan voor die dagen in loondienst te gaan. Als je bijvoorbeeld een dag in de week in loondienst bent is het misschien beter te behappen en heb je wél fiscale voordelen vanwege het urencriterium én heb je voordelen van een werkgever hebben zoals pensioenopbouw, recht op WW etc. Maar heb je een hele specifieke vraag hierover over een eigen situatie, zou ik die voorleggen aan een boekhouder of belastingadviseur die alle persoonlijke elementen met je door kan nemen en af kan wegen.

Je huidige situatie - een studie

Het kan zijn dat je nog niet zoveel kosten hebt, en bijvoorbeeld vanuit een studentenkamertje of thuis bij je ouders begint. Ik kan me in zo'n geval voorstellen dat je ook nog niet echt een buffer hebt opgebouwd, dat had ik tenminste niet, maar mijn vader hielp me wel met de aanschaf van de eerste bedrijfsmiddelen, zoals een computer. Ik zou dan vooral kleine stapjes zetten, nog geen extern kantoor inhuren, en veel verschillende typen werk uitproberen, zodat je goed kan kijken welke kant je op wilt als beeldmaker. Misschien klanten maar niet thuis uitnodigen maar in lokaal rustig café afspreken.

Die eerste meubels kocht ik tweedehands. Ik werkte een tijd vanuit mijn studio-appartement. Ik liet in het begin honderden visitekaartjes drukken, maar veranderde al snel van logo, dus dat was vrij zonde. Zo'n oplage zou ik nu alleen laten drukken als ik mee zou doen aan een goodiebag voor een groot event.

Doe je een creatieve opleiding? Benut dat netwerk optimaal, nu het nog kan. De academie waar ik studeerde gaf regelmatig tips door voor relevante workshops en netwerkevents. Dankzij het projectbureau van de academie (dat opdrachtgevers koppelt aan studenten voor stageprojecten en betaalde opdrachten), heb ik ook zo nu en dan een klus binnengehaald.

Stel je begint voor jezelf tijdens de studie, dan is er een grote kans dat je nog niet aan het urencriterium komt, dus dat je geen aanspraak mag maken op die aftrekposten. Ben je er ook van bewust dat sommige klanten verwachten dat je snel reageert en altijd bereikbaar bent, en dat is vaak niet zo als je middenin een college zit of studeert voor dat ene tentamen. Ik ben zelf twee maanden later dan gepland afgestudeerd omdat mijn opdrachten naast mijn studie veel tijd vroegen en mijn afstudeerproject nog niet af was.

Zorg dat de stage die je doet je al een goed beeld geeft van de commerciële kant; als je bijvoorbeeld bij een bureau of met een zelfstandige meeloopt, vraag eens of je mee mag kijken bij het opstellen van een offerte, of dat je mee mag gaan naar een salesgesprek. Als je fijn samenwerkt met je stagebedrijf is er een kans dat zij je na de stage of na je studie ook zouden kunnen inzetten, bijvoorbeeld op zelfstandige basis.

Daarnaast kan het veel geld schelen in de aanschaf van software om dat te doen voordat je studie eindigt; Adobe (via je eigen academie of bijvoorbeeld Surfspot) en TVPaint hebben bijvoorbeeld voordelige deals voor studentenlicenties. En sommige subsidies en financieringen zijn alleen beschikbaar voor mensen die nog niet zo lang bezig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de Fiep Westendorp Stimuleringsprijs (niet langer dan drie jaar geleden afgestudeerd) en de bijdrage Kunstenaar Start van het Mondriaan Fonds (minimaal één tot maximaal vier jaar professioneel werkzaam zijn).

Je huidige situatie - een uitkering

Als je werkloos bent en van plan bent om als zelfstandig ondernemer te gaan starten, heb je naast de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst ook te maken met het UWV. Er is zoiets als een startersregeling. Een startperiode als je begint vanuit de WW. Let wel op dat je tijdens die periode dan geen werk mag doen voor je oude werkgever.

Kijk ook eens naar de bescheidenschaalregeling (in sommige steden nog een experiment), waarmee je parttime inkomsten mag krijgen en je uitkering mag behouden. Je inkomen wordt aangevuld met een uitkering uit de Participatiewet, totdat je op je eigen benen kunt staan. Daar zitten wel maxima en andere voorwaarden aan, check bij je gemeente.

Wil je vanuit een Wajong beginnen? Dan moet je door middel van een wijzigingsformulier aan het UWV doorgeven dat je als zelfstandige gaat werken, kort na je KVK-inschrijving. Je krijgt een uitkering in de vorm van een voorschot, en het UWV kijkt dan mee naar je schattingen en verwachtingen. Je inkomen wordt wel verrekend. Ik ben niet gespecialiseerd in uitkeringen dus ik zou bij vragen hierover vooral kijken op de website van het UWV of bijvoorbeeld vragen stellen aan je contactpersoon. Maar er zijn dus wel mogelijkheden.

Je hebt ook de BBZ, Besluit Bijstandverlening Zelfstandigen. Het aanvraagformulier daarvoor kun je vinden via de Sociale Dienst van je gemeente. Wat de BBZ inhoudt, verschilt per geval. Bijvoorbeeld een lening of een starterskrediet. Het is wel de bedoeling dat je bedrijf dan na de BBZ levensvatbaar is, dat je er voldoende inkomsten uit zal moeten kunnen halen, dat je aan het urencriterium voldoet en je bijvoorbeeld niet heel veel eigen spaargeld hebt. Om te kijken of deze regeling voor jou van toepassing is, zou ik echt bij de Sociale Dienst van je eigen gemeente informeren. Daar kan ik weinig over zeggen. De BBZ kan relevant zijn als het begin lastig voor je is, maar ook verderop, als het even wat minder goed gaat.

Je huidige situatie en relatie met geld

Ga bij jezelf na wat voor relatie jij met geld hebt. Een stukje zelfreflectie kan helpen te definiëren waar mogelijke struikelblokken gaan komen. Natuurlijk is het belangrijk om je bijvoorbeeld af te vragen:

• Kan ik secuur omgaan met bonnetjes, en ben ik georganiseerd genoeg om alles op tijd te betalen en overzichten te maken?
• Loopt mijn hoofd vast bij alles wat met cijfers en percentages te maken heeft?

Maar ook: je hebt zoiets als een money mindset. Je kent die term misschien van zweverige social media-accounts, maar het hoeft echt niks spiritueels te zijn. Het uitgangspunt is: de manier waarop jij over geld denkt, beïnvloedt de manier waarop je ermee omgaat. Het kan zijn dat je opgegroeid bent in een situatie waar je altijd krap zat. Dat je daardoor het bijvoorbeeld lastig gaat vinden noodzakelijke investeringen te doen. Of dat je het lastig vindt om een goede prijs voor je werk te rekenen, omdat je niet vindt dat je het verdient. Schiet je al snel in de stress als je het over geld hebt? Als je dat soort dingen blijft denken, ga je in de praktijk tegen (mentale) struikelblokken lopen.

Ik ben zelf bijvoorbeeld iemand wiens ouders an sich hun financiën wel op een rijtje hadden en hebben. Geen schulden, niet dat we overdreven uitgaven deden, maar we hebben ook geen grote zorgen gehad. Ik vind zelf bedragen heel abstract; aan een cijfer heb ik niet zoveel. Ik probeer het altijd te concretiseren – vroeger dacht ik bij 2000 euro “oh daar kun je een paard van kopen”, en nu bijvoorbeeld “oh 50 euro, dat is een keertje sushi laten thuisbezorgen”. Ik durf kleine beleggingen te doen en heb er vertrouwen in dat er altijd wel aanvragen komen. Vind iemand mijn prijsindicatie te hoog, dan hoef ik niet te zakken want ik weet wat mijn werk waard is. Ik vind dat ik een modaal inkomen verdien. Ik vind het nog lastig om iets voor mijzelf te kopen; ik geef gemakkelijk 200 euro uit voor iets zakelijks waarvan ik kan beargumenteren wat het nut daarvan is, maar 200 euro voor een privécadeau voelt als een groot bedrag.

Het helpt om al je meningen over geld (verdienen) op een rijtje te schrijven en (eventueel samen met anderen) om te denken; redenen te bedenken waardoor die statements die jou blokkeren niet waar hoeven te zijn.

1.B Inlezen en voorbereiden

Hoe kun je je als kunstenaar of illustrator voorbereiden op een eigen bedrijf beginnen? Wat moet je qua geldzaken geregeld hebben om te starten als creative professional?

Ergens ben ik wel voorstander van “gewoon beginnen”; sommige mensen hebben de neiging om daadwerkelijke stappen uit te stellen tot het moment dat ze 100% zeker weten dat ze alles op een rijtje hebben. Waardoor je eigenlijk al tijd verspilt; je had in diezelfde dagen, weken, maanden, al relevante praktijkervaring op kunnen doen en kunnen aanscherpen wat je nog voor vragen hebt. Ben jij zo iemand? Ga dan nú naar de website van de KVK en vul het formulier in. Je hebt echt nog niet gelijk veel kosten en kunt in de praktijk onderzoeken wat voor jou werkt.

Tijdens het invullen van de formulieren voor de KVK en Belastingdienst kun je vragen verwachten over het type werk dat je wilt gaan leveren, en je zal ook wat cijfers moeten invullen. Ze vragen bijvoorbeeld een schatting van je omzet in het eerste jaar, wat voor kosten je zal hebben en wat voor investeringen je gaat doen, hoeveel uur je in/aan je zaak gaat werken en of je winst of verlies verwacht.

Laat met je antwoorden zien dat je serieus met dit vakgebied aan de slag wilt gaan. Schat een realistische, maar ambitieuze omzet in. Ja, grote kans dat dit nog abstract nattevingerwerk is. Een van mijn studiegenoten was de eerste keer afgewezen door de KVK: ze had een veel te laag bedrag ingeschat waardoor de medewerker niet dacht dat ze het serieus bedoelde.

Ik was zelf nog student en schatte in: 6000 aan omzet en 1000 euro aan kosten. Dat vond ik toen heel veel, nu vind ik dat heel weinig. In mijn eerste hele jaar (naast fulltime studie) had ik excl. btw 7630 aan inkomsten en 2390 aan uitgaves, en dus een resultaat van 5240. Dus die schatting was best oké voor mijn situatie! Maar als je van plan bent fulltime aan je zaak te werken en nog geen 10.000 euro aan jaaromzet verwacht, kan ik me voorstellen dat de KVK je niet heel serieus zal nemen.

Een aantal dingen die handig zijn om voor te bereiden voor je financiën, vóór of net na een bezoek aan de KVK:

a) Zakelijke rekening

Neem er een - echt, dat schept zoveel rust en overzicht. Ik sprak laatst iemand die al een paar jaar bezig is en alleen nog één privébetaalrekening heeft en ik kreeg me de kriebels!

Welke bank je moet nemen als kunstenaar of creatieve ondernemer?

Waar je bij zit, zegt ook iets over jou en je bedrijf, zeker gezien je IBAN zichtbaar is. Ik zit zelf bijvoorbeeld bij Triodos, omdat ik duurzaamheid belangrijk vind. Je hebt ook mensen die liever bij het innovatieve Bunq zitten, of vanuit sponsoring graag bij de Rabobank zitten. Of bijvoorbeeld veel verschillende potjes willen kunnen aanmaken volgens het Profit First-principe (kom ik nog op terug), en daarom bij KNAB zitten. En als je geld over moet maken naar de Belastingdienst – die zitten bij de ING – en je zit niet bij de ING, houd dan rekening met een werkdag extra voor de overboeking. Werk je veel met contant geld? Niet elke bank heeft nog een regiokantoor of stortautomaat.

Sommige mensen zullen misschien zeggen dat je ook best een privérekening extra erbij kunt nemen, want zakelijke rekeningen kosten over het algemeen meer dan privébetaalrekeningen. Maar voor bepaalde diensten heb je een zakelijk rekeningnummer nodig om die eraan te kunnen koppelen. Dit geldt bijvoorbeeld vaak voor een webshop. En je bedrijfsnaam staat er ook professioneel bij, bij een overboeking.

b) Marktonderzoek

Doe marktonderzoek – krijg een beetje inzicht in wat mensen zoal verdienen in de markt, wat cijfers zijn waar je mee rekening moet houden, wie de marktleiders zijn. Hoe doe je onderzoek? Wat rekenen tekenaars, kunstenaars, ontwerpers voor hun geld? Aan wat voor prijzen en bedragen moet je denken?

→ De branchemonitor bijvoorbeeld, van de BNO, is een handig document voor ontwerpers. Jaarlijks doet de BNO onderzoek naar de praktijk. Een soort enquête waar je als lid aan kunt deelnemen. Het gaat over informatie over zaken als omzet, bedrijfsresultaat, markten, personeel en kosten. Dit om enerzijds een beeld te geven van de omvang en betekenis van de ontwerpsector, maar ook om ontwerpers en bureaus de kans te geven hun eigen bedrijfsvoering te vergelijken met die van anderen. Het is vooral handig als je werkt met uurtarieven of als je medewerkers hebt.

→ Een platform waarop je als illustrator kan adverteren, Hire An Illustrator, doet ook onderzoek naar de inkomsten van illustratoren en publiceert dan The State of Illustration Report. Hierin kun je wat lezen over de verschillen tussen Amerikaanse en Europese illustratoren bijvoorbeeld.

→ De AOI, Association of Illustrators, is de Engelse zusterorganisatie van de BNO. Daar kun je ook als Nederlander lid van worden en zij hebben ook allerlei tools die helpen te bepalen wat marktconform is, wat je voor iets zou kunnen rekenen. Een aantal tips staan openbaar en als je lid wordt kun je alle informatie bekijken.

→ Een website die relevant kan zijn is Litebox. Daar kun je een archief vinden van inzendingen, de Rate Finder. Makers zoals jij hebben aangegeven wat ze daadwerkelijk voor bepaalde klanten of bepaalde type klanten hebben gerekend. Uitgesplitst per type werk, bijvoorbeeld een redactioneel beeld voor een magazine, een etiketontwerp of een kaartontwerp. Ook kun je notities vinden over hoe werken voor een bepaalde klant is verlopen en of ze op tijd zijn betaald. Heb je hier iets aan? Vergeet dan ook niet zelf weer inzendingen in te sturen, waardoor er meer openheid komt over wat er zoal gerekend wordt. Als je wilt dat anderen meer vertellen over hoe zij prijzen berekenen moet je zelf ook meedoen aan dat gesprek.

Twee boekentips:
– The Illustrator's Guide to Law and Business Practice - Simon Stern (aff.)
– Pricing & Ethical Guidelines Handbook - Graphic Artists Guild (aff.)

Vraag je je af waarom daar '(aff.)' achter staat? Dat betekent dat het een affiliate linkje is. Als je via die link iets bestelt of aanschaft, dan krijg ik daar een klein percentage van. Kost jou niks extra's, en ik houd wat over aan deze waardevolle tips voor je verzamelen!

→ Je kan een stapje terugnemen en breder kijken, bijvoorbeeld naar gegevens van het CBS, het Centraal Bureau voor de Statistiek over zzp'ers in de culturele sector. Daar vind je bijvoorbeeld informatie over gemiddelde omzet en aantal uren. Maar je kan ook allerlei informatie opzoeken over bijvoorbeeld het gemiddelde besteedbare inkomen in jouw woonplaats. Je kan via de KVK ook informatie vinden over cijfers als gemiddelde omzet, hoeveel bedrijven er per branche zijn, hoeveel bedrijven in een bepaalde sector beginnen en hoeveel er per jaar gemiddeld stoppen. Zie de branchewijzer bij het Ondernemersplein.

→ Voor wie interesse heeft: ik deed zelf een enquête onder collega's, wat voor prijzen illustratoren rekenen, uitgesplitst naar type klus, type klant, projectprijzen, uurtarieven en nog meer.

c) Administratie, belastingen en relevante wetten

Lees je in, in wat je moet weten als creative professional – en helaas; elk jaar lijkt er wel weer iets relevants te wijzigen. Wat is er verplicht? ik ga niet de diepte in maar ik zal een aantal belangrijke punten kort benoemen:

In je boekhouding en administratie moet je van alles bijhouden. Denk daarbij aan wat je allemaal aan inkomsten en uitgaven hebt, alle contracten en offertes, maar ook wat je bijvoorbeeld allemaal op voorraad hebt qua producten en kunstwerken, en hoeveel uur je besteedt in en aan je bedrijf. Een lijstje van waar je zoal aan kunt denken:

• facturen en bonnetjes, zowel inkoop, vaste zakelijke lasten, als verkoop
• douanedocumenten bij import/export
• overzicht van welke betalingen nog uitstaan
• bankafschriften en eventueel een overzicht van je kas als je met contant geld werkt
• voorraadbeheer
• urenregistratie
• zakelijke kilometers
• en eventueel: loonadministratie
  
  

Ik bewaar mijn administratie op drie manieren: op papier, in een afgeschermde klapper, digitaal op een externe harde schijf, en digitaal op mijn online opslag. Je administratie moet je 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst; de wettelijke fiscale bewaarplicht. Zodat inspecteurs inzage in je administratie kunnen vragen, onder het mom van een steekproef, of wanneer er uit je aangiftes iets vreemds blijkt. De kans op bezoek is niet heel groot, en je krijgt bijna altijd een aankondiging. De Belastingdienst is bij mij nog niet langsgeweest, maar als jullie dit lezen: stuur even een berichtje, dan zorg ik dat er zelfgemaakte carrot cake klaarstaat!

Mocht je een bonnetje op naam van je bedrijf kunnen laten schrijven, heeft dat de voorkeur. Je kan vaak bij webshops ook een apart factuuradres opgeven, en daarbij je bedrijfsnaam invullen. Dan is het duidelijk dat het voor je zaak bedoeld is en niet voor privé.

Je hebt voor het inrichten van een financiële administratie twee manieren: de kasadministratie (op datum van betaling) of de factuuradministratie (op datum van factuur). Deze verschillen qua moment dat je een transactie verwerkt. Het meest gebruikelijke is om je administratie te koppelen aan steeds de factuurdatum. Dat is ook het systeem waar de meeste programma's voor boekhouding mee werken.

-> De omzetbelasting, OB, doe je een keer per kwartaal, tenzij je gebruik maakt van de Kleine Ondernemingsregeling, de KOR, of een andere termijn hebt afgesproken. Na afloop van het kwartaal geef je aan wat voor omzet je hebt gehad en wat je aan btw hebt betaald bij je uitgaven. Over je inkomsten draag je btw af en de btw van je uitgaves – de voorbelasting – mag je daarmee verrekenen. Als dienstverlener en verkoper van producten reken je vaak het hoge btw-tarief (21%), maar soms is het lage tarief (9%) van toepassing als je kunst maakt, en in sommige gevallen ben je vrijgesteld van btw of geldt het nultarief.

Als je voor bedrijven binnen de EU werkt kan je de btw verleggen (“reverse-charging VAT”). Voor leveren aan consumenten in andere EU-landen kan een drempelbedrag gelden. Producten die je aan bedrijven buiten de EU levert, zijn over het algemeen in Nederland belast. Je rekent 0% btw en de producten verlaten de EU btw-vrij. Om te checken of diensten die je aan klanten buiten de EU levert belast zijn met btw, kun je een hulpmiddel van de Belastingdienst checken.

Hoe je een prijs inclusief of exclusief btw berekent als kunstenaar of ontwerper? Wat betreft de percentages: het bedrag excl. btw is 100 procent. Als een bedrag excl. btw 200 euro is, en het btw-tarief 21% is, dan moet je het vermenigvuldigen met 1,21 om het bedrag incl. btw te krijgen. Dus 242. Van inclusief naar exclusief moet je het delen door 1,21. En niet, zoals ik in het begin deed, het bedrag inclusief btw als 100% zien.

Als een bedrag excl. btw 200 euro is, en het btw-tarief 9% is, dan moet je het vermenigvuldigen met 1,09 om het bedrag incl. btw te krijgen. Dus 218. Van inclusief naar exclusief moet je het delen door 1,09.

Waarschijnlijk zullen een aantal getallen incl. en excl. btw je binnen de kortste keren als bekend klinken, waar anderen die als willekeurige cijfers ervaren. Zo heb ik vroeger veel gedaan voor 150 excl. 21% btw, dat is 181,50 incl. btw, dus dat herken ik gelijk. Of 82,64 en 826,44 voor de bedragen excl. van 100 en 1000.

Voor de OB-aangifte zorg je dat je je omzet en kosten op een rijtje hebt, de totalen per btw-tarief uitgesplitst. Om onderstaand voorbeeld makkelijk te houden gaat alles om diensten aan klanten in Nederland. Elke rij is een losse factuur.

De getallen die je bij een aangifte invult zijn bedragen in hele euro's, en je mag die in je voordeel afronden. Dat wil zeggen: als je ergens bij inkomsten 1899,95 zou invullen, mag dat omlaag naar 1899. En bij kosten mag het bedrag aan voorbelasting omhoog, dus 239,07 wordt 240.

Bij bovenstaand voorbeeld zou het formulier voor de OB-aangifte het als volgt berekenen:
(1280 + 166)-202 = 1244 aan btw af te dragen.

Het geld moet binnen zijn op de laatste dag van de maand volgend op het afgesloten kwartaal (eind april, eind juli, eind oktober, eind januari). Je kan bij de Belastingdienst aanzetten dat je een herinnering krijgt, per mail, of via een app (Btw-alert).

Vind je het lastig dat de btw pas na een kwartaal verrekend wordt? Zet het gelijk apart als je een factuur binnen krijgt. En ben je te laat met het betalen van een aangifte? Dan kun je een boete verwachten van zeker 3% van het bedrag (minimaal 50 euro). Mocht later blijken dat je een fout gemaakt heb tijdens een omzetaangifte, kun je een suppletie indienen. Als een klant uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk betaalt, kun je de oninbare btw terugvragen.

-> De inkomstenbelasting, IB, doe je een keer per jaar, aan het begin van het jaar daarop. Natuurlijk spelen er ook allerlei andere aspecten mee bij deze aangifte, of je bijvoorbeeld een koophuis en een fiscale partner hebt. Inkomen uit de winst van een onderneming neem je mee in box 1. Inkomstenbelasting doen als kunstenaar of illustrator - daar komt best wel wat bij kijken.

Je kan alleen inkomstenaangifte doen als ondernemer als de Belastingdienst je zo ziet. Als je vooral in loondienst bent en er een beetje bijklust doe je als particulier aangifte. Dan is de aangifte vrij simpel; je houdt je inkomsten en uitgaven bij en kijkt bij de aangifte naar het vakje “inkomsten uit overige werkzaamheden”. Als je wél aan een aantal voorwaarden voldoet, waaronder het urencriterium, kun je gebruik maken van zakelijke aftrekposten als de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en de MKB-winstvrijstelling. Daarnaast heb je bijvoorbeeld ook nog de investeringsaftrek. Het bedrag dat er aan fiscale winst overblijft, waar de fiscus het bedrag aan belasting op zal baseren, wordt zo kleiner. Daardoor draag je minder belasting af.

Wat moet je als creatieve professional voorbereiden als je de aangifte inkomstenbelasting wilt doen? Het is handig om je jaarcijfers voor je te hebben. Je wilt dan o.a. op een rijtje hebben:

• Wat voor omzet je hebt gehad en wat voor zakelijke kosten je hebt gemaakt (dit zet je (excl. btw) in een overzicht: de winst- en verliesrekening);
• Hoeveel geld op je rekening staat en hoeveel je contant in kas hebt;
• Wat voor bedrag jij zelf hebt geïnvesteerd in je bedrijf;
• Hoeveel je jezelf hebt uitbetaald;
• Of er nog facturen openstaan, en of je zelf nog wat moet betalen aan leveranciers*;
• Of je nog leningen/schulden (uit) hebt (staan);
• Wat je aan btw afgedragen hebt of nog moet afdragen;
• Hoeveel de inventaris (bijv. je computer) van je bedrijf waard is;
• Hoeveel de voorraden (bijv. eigen ontworpen kaarten en mokken) van je bedrijf waard zijn. Die worden veelal gewaardeerd tegen de kostprijs/inkoopprijs. Het is handig om de situatie te inventariseren op 31 december of 1 januari; veel grote bedrijven tellen dan de voorraden tijdens de sluiting voor Oud en Nieuw;
• Of je nog andere, meer abstracte dingen, die van waarde zijn, in je bedrijf hebt (bijvoorbeeld een patent, obligaties, reserveringen, zakelijke investeringen);
• Of je nog bepaalde bedrijfsmiddelen gaat afschrijven of afwaarderen;
• Of er nog belangrijke dingen zijn veranderd (personeel aangenomen, de zaak verhuisd, je administratiesysteem aangepast etc.).

Niet alle kosten zijn volledig aftrekbaar. Soms zijn ze bijvoorbeeld privé en zijn ze maar deels aftrekbaar. Soms moet je het opvoeren van de kosten uitstrekken over een paar jaar. En sommige zijn helemaal niet aftrekbaar. Lees verder op de website van Belastingdienst. ​

Wat mag je van de belasting qua kosten aftrekken als kunstenaar of illustrator? Wat geldt allemaal als zakelijke uitgave? Ga bij jezelf na: maak ik deze uitgave voor mijn projecten, voor mijn zaak? Of voor mijn ontwikkeling als ondernemer? Valt dit redelijkerwijs als zakelijk te benoemen? Een paar voorbeelden:

• inschrijving KVK

• huur van een atelier of kantoor of opslag

denk daarbij ook aan waterverbruik, elektriciteit etc.

• kantoorkosten

relevante software en hardware, stationary

• inrichting van een atelier of studio

schildersezel, opberglades, studiolampen, lichtbak

• inkoop

materialen en producten zoals stiften, fotorolletjes, canvas doeken, prints
maar je kan ook derden inhuren: een tekstschrijver of een sound designer

• verzekeringen

je apparatuur en je aansprakelijkheid

• reiskosten

• vakliteratuur en cursussen

relevante boeken, vakbladen, workshops, events, misschien huur je een adviseur in

Relevante uitzonderingen (niet, alleen onder voorwaarden, of niet volledig aftrekbaar) zijn: een atelier thuis, relatiegeschenken en eten, werkkleding, autokosten.

Het meeste hiervan neem je op in een balans. Dat is een momentopname, dus voor analyse, is het handig om een beginbalans (op 1 januari) en een eindbalans (op 31 december) op te stellen en die te vergelijken. Een balans is altijd in balans, het totaal van de linkerkant (of bovenkant) en de rechterkant (of onderkant) is hetzelfde waard. Maar die waarde zit in andere vormen. Bij de activa, aan de actiefzijde links, vind je het kapitaal van de onderneming, in bezittingen en vorderingen. De rechterkant, passiva, de passiefzijde, geeft het vermogen om die activa te financieren weer. Ik ga verderop nog wat in op het lezen van je balans en daar conclusies uit trekken. Een voorbeeld van hoe een balans eruit kan zien:

Vaste activa zijn bedrijfsmiddelen die langer dan één jaar in je bedrijf zijn. Je kan dit weer onderverdelen in materiële (je inventaris, computer etc.), immateriële (octrooien, patenten etc.), en financiële vaste activa (aandelen, deelnemingen in maatschappijen etc.). Vlottende activa kunnen binnen een jaar weer weg zijn, zoals je voorraad. In sommige overzichten worden de liquide middelen (wat je op de bank en cash hebt) ook onder vlottende activa ingedeeld.

Onder het eigen vermogen valt dat wat van jou(w bedrijf) is. Hier vind je gestort kapitaal, (oudedags)reserves, en bijvoorbeeld je winst van afgelopen periode. Je kan privé-opnames ook boeken onder het eigen vermogen. Als je iets of iemand nog wat schuldig bent, dan telt dat als vreemd vermogen. Een schuld kan kortlopend zijn (btw die je nog moet afdragen, korte leningen etc.) of langlopend (start-up financiering, leaseauto, hypotheek op je bedrijfspand etc.).

*De bedragen die nog openstaan, daarnaar wordt ook wel verwezen als debiteuren en crediteuren. Debet betekent een toename, het komt uit het Latijn en betekent moeten. Als jij iemand nog iets moet betalen, ben jij een debiteur van die peroson. Het tegenovergestelde van een debiteur is een crediteur. Als iemand jou iets schuldig is, aan jou nog iets moet betalen, dan ben jij diens crediteur. Als je een factuur moet sturen aan een groter bedrijf of instelling kan het zijn dat het emailadres bijvoorbeeld [email protected] is.​​

Het is verstandig om een deel van je inkomsten opzij zetten voor de inkomstenaangifte. Reken je niet rijk als je grote facturen binnen krijgt; je zal nog een deel moeten afdragen. Ben je in loondienst? Dan betaalt jouw werkgever al elke maand belasting voor je (loonheffing), waardoor je vaak geld terugkrijgt met de aangifte inkomstenbelasting. Hoe hoog het percentage is van je bruto-inkomen dat aan belastingen wordt afgedragen heet ook wel belastingdruk.

Beide aangiftes kun je online doen. De btw draag je af vanuit je zakelijke rekening, de inkomstenbelasting betaal je als privépersoon. Mocht het je in het voorjaar niet op tijd lukken om de IB-aangifte in te vullen, kun je uitstel aanvragen, dan heb je tot 1 september.

​-> De rechtsvorm die je bedrijf heeft, is van invloed op de manier waarop je belasting betaalt. Wil je weten welke rechtsvorm je moet kiezen als kunstenaar, illustrator of ontwerper? Er zijn een paar opties.

Als je een eenmanszaak of een vof opricht, wordt de winst meegerekend in de inkomstenbelasting en daarin verrekend. Als je een bv opricht zit dat anders, daar wordt gelijk een bepaald percentage van de winst afgetrokken, en je moet vennootschapsbelasting betalen. Als je een bv hebt ben je zelf een directeur-grootaandeelhouder (DGA). Dan is er sprake van salaris, waar je loonheffing over moet betalen. Aangezien veel mensen in het vakgebied een eenmanszaak hebben, of in ieder geval als zodanig voor zichzelf beginnen, zal ik het in deze blog vooral over de situatie voor eenmanszaken hebben.

Wel moet je je realiseren dat de rechtsvorm die je kiest gevolgen heeft voor je juridische rechten en plichten bij bijvoorbeeld financiering, trouwen en faillissement. Bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid, zoals een eenmanszaak, ben je hoofdelijk/privé aansprakelijk voor alle risico's. Bij een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid, zoals bij een bv, een besloten vennootschap, is kapitaal en verantwoordelijkheid afgescheiden van de privépersoon. Sommige subsidies en fondsen zijn niet beschikbaar voor mensen die in hun eentje werken, maar alleen voor organisaties die intern gecontroleerd kunnen worden door een bestuur, zoals een stichting.

-> De KOR, Kleine Ondernemingsregeling kan iets voor jou als creative professional zijn als je net begint en/of (nog) niet veel inkomsten per jaar verwacht. Of je voor de KOR moet kiezen, hangt van verschillende factoren af.

In grote lijnen komt het erop neer dat je minder administratieve verplichtingen hebt. Je hoeft geen btw te betalen over je inkomsten, maar mag dat ook niet eens rekenen. Het is een btw-vrijstelling. Je moet wel nog steeds inkomstenbelasting doen. Het is een vrijwillige keuze. Je meldt je ervoor aan en zit er dan drie jaar aan vast, of je moet over de grens van 20.000 euro omzet heen gaan. Die 20.000 per jaar zou neerkomen op 1.667 euro – omzet! Geen winst – per maand, niet heel veel.

Een nadeel is: je kan geen btw terugvragen. Dus als je veel drukwerk inkoopt bijvoorbeeld kan je die niet aan jouw klanten doorrekenen. En als je een grote investering wilt doen kun je er ook niet “eventjes” uit stappen. Daarnaast weten grote klanten ook gelijk dat je een “klein bedrijf” bent, of dat je niet zo veel omzet hebt. Ik heb van een aantal mensen begrepen dat ze dat geen fijn gevoel vinden. Op het moment dat je de grens overschrijdt moet je wel weer btw berekenen en dan ook weer een uitgebreide btw-administratie bijhouden.

Een ander nadeel: als je op een gegeven moment uit de KOR gaat, en vooral diensten levert met het hoge btw-tarief, kan het bestaande, niet btw-plichtige, klanten afschrikken dat je je prijs opeens met 21% verhoogt. Mocht je vooral particuliere klanten hebben, geen hele hoge kosten qua inkoop hebben, en de komende tijd geen grote groei verwachten omdat je bijvoorbeeld nog een studie moet afronden, kan ik me voorstellen dat het wel fijn is wat minder administratieve verplichtingen te hebben. ​

Nog enkele tips en regelingen voor kunstenaars, illustratoren en andere creatieve professionals over belastingen en weten, handig om te weten:

• zodra je personeel gaat aannemen, moet je ook een aangifte loonheffingen doen;
• als je aan Amerika levert kan het zijn dat je een W-8BEN-formulier moet invullen en een ITIN-nummer nodig hebt;
• als je veel producten gaat importeren en exporteren, zul je te maken hebben met de douane en moet je een EORI-nummer aanvragen – een Economic Operator Registration and Identification number;
• als je een bv opricht (vaak fiscaal pas interessant vanaf 1,5-2 ton aan winst) moeten je vennoten ook in het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner) ingeschreven worden;
• verzekeringen zijn vrijgesteld van btw maar hebben wel assurantiebelasting. Daar kun jij waarschijnlijk niks mee. De verzekeraar heft dat en draagt dat af;
• als je nog niet officieel ingeschreven staat en al kleine klusjes doet, mag je geen factuur sturen maar wel een kwitantie. Degene die jou uitbetaalt, moet die bedragen misschien apart noemen bij de Belastingdienst. Daarvoor bestaat het Gegevensportaal uitbetaalde bedragen aan derden;
• houd ook je aanloopkosten bij, kosten die je voor je zaak hebt gemaakt voordat je eigen bedrijf officieel van start ging. Bijvoorbeeld een nieuwe laptop, een adviseur, promotiefoto's;
• mocht je zakelijk aan een goed doel willen schenken, is het relevant of dat doel een ANBI-status heeft, een Algemeen Nut Beogende Instelling. Zo'n giften zijn fiscaal aftrekbaar als ze aan een paar voorwaarden voldoen;
• betaling in natura, of een barterdeal, is een vorm van ruilhandel. Ook over ruilhandel moet belasting betaald worden; je moet altijd de waarde bepalen;
• of en wanneer je btw moet betalen over vouchers en tegoedbonnen, verschilt;
• koop je iets tweedehands voor je bedrijf? Als je het van een ondernemer koopt, is degene verplicht je daarvoor btw in rekening te brengen. Als je het van een particulier koopt kan degene geen btw rekenen. Je kan wel het hele bedrag aftrekken voor de inkomstenbelasting en bewaart in plaats van een factuur alle mogelijke documentatie om je aankoop aan te tonen;
• voor de mensen onder ons met een baarmoeder en een kinderwens: de zwangerschapsuitkering en bevallingsuitkering Zelfstandige en Zwanger (ZEZ). Deze wordt berekend op basis van de winst die je eerder had en is nooit meer dan het minimumloon. Anders dan andere uitkeringen mag je er ook gewoon naast werken en factureren, als je daar de energie en tijd voor hebt. Je krijgt per week uitbetaald;
• ontvang je fooi? Dan kan het zijn dat je daar ook btw over moet afdragen;
• vanuit boekhoudkundig oogpunt is het heel handig en overzichtelijk om met een bedrijf te beginnen per 1 januari van een jaar. Dan kun je jaren afsluiten, hoef je geen halfslachtige omzetaangifte te doen voor die ene maand december waarin je toch geen omzet had, en heb je duidelijke cijfers om te vergelijken. Duurt dat nog lang? Dan zou ik de eerste dag van het nieuwe kwartaal aanhouden (1 april, 1 juli of 1 oktober). Ik was eind augustus langsgegaan bij de KVK en had 1 september afgesproken. Eigenlijk helemaal niet handig.

d) Overweeg een boekhouder

Ben je al een beetje overweldigd door al het bovenstaande? Neem je tijd! Maar het is natuurlijk een overweging waard om te kijken of je de boekhouding wilt uitbesteden aan een boekhouder. Een goede verdient zichzelf terug en ontzorgt jou. 

En heb je nog geen onderneming, maar haal je wat klusjes binnen die je als “inkomen uit overige werkzaamheden” opgeeft? De vakbond FNV, waar de Kunstenbond bijvoorbeeld onder valt, helpt hun leden met de belastingaangifte.

Overweeg je als kunstenaar of ontwerper een boekhouder te nemen? Het is handig om te bedenken wat voor jou belangrijk is. Het kan ook zijn dat je eerst een oriënterend gesprek met iemand wilt hebben, over hoe je je administratie het beste in kan richten, en het verder zelf wilt doen maar wel een uurtje per kwartaal wilt bellen.

Hoeveel een boekhouder van het werk overneemt, is per boekhouder verschillend, en wat dat kost, verschilt ook. Bijvoorbeeld 50 – 100 euro per maand, of volgens een vast uurtarief of een vaste prijs voor een aangifte. Vaak wordt sowieso de aangifte inkomstenbelasting en soms ook de omzetaangifte door je boekhouder gedaan. Je machtigt iemand dan om namens jou die aangiftes online te doen bij de Belastingdienst. Sommigen denken ook proactief met je mee wanneer je het beste kan investeren, ze kunnen prognoses opstellen, of bijvoorbeeld jaarrekeningen voor je opstellen als je een hypotheek wilt aanvragen. Sommigen bieden een vast pakket aan, anderen maken met jou afspraken op maat.

Wat betreft mijn keuze: ik vind het belangrijk om steeds te weten hoe het er ongeveer voor staat. Ik wilde niet alles honderd procent over de schutting gooien en dan zes maanden later horen dat ik misschien beter even geen investeringen kon doen of juist achter een paar grote debiteuren aan had moeten gaan. Ik weet zelf redelijk hoe de aangifte inkomstenbelasting gaat, maar had toch elke keer wel ergens iets waar ik over struikelde. Dus ik vind het fijn dat een boekhouder mijn input checkt en de aangiftes voor mij doet, maar ik wel inzicht houd zelf.

Bij dezen een aantal namen van boekhouders en administratiebureaus die vaker werken met mensen uit de creatieve industrie:

• Ik zit zelf bij Kees de Boekhouder (Amsterdam, Rotterdam en Utrecht) en Founders (zusterbedrijf) voor bijv. bv's en stichtingen;
• Ekkeko (Utrecht);
• Creatieve Boekhouding (Eindhoven);
• NAHV (Amsterdam);
• Siffror (Utrecht en Amsterdam);
• Kunst in Zaken (Amsterdam);
• EZ Boekhouding (Vianen) heeft een samenwerking met BOK (Beroepsorganisatie Kunstenaars);
• The Bookie.

Als je aanvullende ondersteuning of financieel advies nodig hebt, heb je misschien geen boekhouder nodig maar een accountant, budgetcoach, financieel expert, financieel adviseur, business coach, belastingadviseur, belastingconsulent, of studio manager (ik ben geen daarvan dus mail me asjeblieft niet met je vragen over btw haha, ik ben aan het tekenen, ok).

Wil je als kunstenaar, illustrator of ontwerper zelf je boekhouding doen? Dat kan natuurlijk ook, je wordt niet verplicht in je keuze. Hoe je precies je boekhouding doet, of jij dat zelf doet of een boekhouder, of welk programma je daarvoor moet gebruiken, dat staat niet vast. Je bent vrij om te kiezen in welk systeem je het doet, zolang alles maar compleet is. Dat kan al in Excel en met een mapje voor alle .pdfs. Kies je voor een boekhouder, dan heeft die vaak een eigen voorkeur qua software, soms inclusief een app. Niet alle boekhouders werken met alle boekhoudsoftware, velen hebben ook een eigen systeem. Een aantal systemen die je veel voorbij ziet komen bij zelfstandigen:

• Moneybird;
• Snelstart;
• Gravita;
• Jortt;
• Romp-slomp;
• e-boekhouden;
• Getgekko;
• Moneymonk.​

e) Business plan

De inhoudelijke voorbereidingen hangen natuurlijk samen met jouw skills, wat je wilt doen, hoe je ideale klant eruit ziet, wat voor projecten je doet, en wat voor soort betalingen daaraan hangen. Alle voorbereidingen en de punten die ik hieronder nog ga noemen, zou je voor jezelf kunnen uitschrijven in een business plan.

​Ik moet zeggen, ik ken niet veel creatieven die dat van tevoren hebben gedaan. Vaak doen ze dat eerder na een half jaar of een paar jaar ervaring, als ze willen vastleggen en aanscherpen wat ze nou eigenlijk aan het doen zijn. Maar het opstellen van zo'n plan kan wel echt houvast geven, laat zien dat je serieus aan de slag wilt, en het is vrij noodzakelijk als je financiering aan gaat vragen of wilt groeien. Je zou bijvoorbeeld het Business Model Canvas kunnen opzoeken en voor jezelf kunnen invullen als uitgangspunt.

---

2. Verdienmodellen en geldstromen

Leuk hoor, die theorie. Maar wil je een bedrijf runnen moeten er orders, geld binnenkomen, en je zal bepaalde uitgaves hebben. Hoe structureer je dat? Hoe verdien je geld als creatief ondernemer?

2.A Hoe verdien je aan je creatieve werk?

Als je je inzet voor je bedrijf en ervan wilt kunnen leven, dan leef je van de winst, niet van de omzet. Maar hoe is deze omzet opgebouwd? Stel, je doel is 5000 euro aan omzet per maand, of voor de eerste kwartalen. Dat bedrag kan op allerlei manieren worden opgebouwd. Wil je dan 500 producten voor 10 euro per stuk verkopen, of 1x een project binnenhalen voor 5000 euro? Wat heb je in je aanbod, wat kost dat en hoeveel klanten heb je daarvoor nodig? Hoeveel moet ik verkopen om tot het omzetdoel te komen? Laten we een aantal verschillende verdienmodellen verkennen. Dit zijn niet alle denkbare mogelijkheden, maar toch al aardig een paar verschillende uitgangspunten. ​

Het verschil zit hem in de strategie, waar verdien je aan? Bedenk bijvoorbeeld: betaal je bij een restaurant per product of is het all-you-can-eat? Verhuur je, verkoop je, actief of passief? Om wat voor constructie gaat het? Word je betaald per product, per dienst, heb je te maken met een gage of met een verkoopprijs?

​Wat voor verdienmodel is het beste voor een creatief ondernemer? Een paar opties:

- Handelsmodel

Je verkoopt een product, goederen. Het gaat vaak om een eenmalige betaling. Je hebt vaak te maken met inkoop en bij fysieke voorwerpen met opslag. Het is belangrijk om een goede marge te hebben op je producten en een hoge hoeveelheid sales te hebben, gezien de prijs vaak lager is dan grote projecten. Of het moet gaan om high-end, originele kunstwerken natuurlijk. Maak je je eigen producten zelf? Of koop je bijvoorbeeld een oplage van reproducties van jouw origineel in en verkoop je die? En richt je je met dit handelsmodel voornamelijk op consumenten en particulieren, of juist of business to business?

​Voorbeeld: je maakt origineel werk en je verkoopt reproducties daarvan als prints en posters. Je verkoopt die in een eigen webshop en hanteert een marge van 2,5 op inkoopprijs bij ongelimiteerde prints en een van 5,5 bij limited editions die je ook signeert en nummert. Je zet veel in op online zichtbaarheid en kent jouw klant, de consument, goed. Je opslag is goed geregeld en je pakt ook alles handmatig in, hebt daar de ruimte voor thuis. Jouw webshopsysteem heb je gemakkelijk gekoppeld aan track en trace-codes. Je weet dat je een risico neemt en zet in op een goede klantenservice, wat betekent dat je af en toe verzendingen moet vergoeden en opnieuw moet sturen.

- Uurtje-factuurtje

Je uren verkopen als creatief ondernemer. Dit verdienmodel komt veel voor. Het per uur werken is iets wat in de dienstensector veelal gebruikelijk is. Dus als je iets levert op maat, als je met iemand meedenkt. De belangrijkste component voor de prijs is de hoeveelheid besteedde uren.

Het is ergens best kwetsbaar; als je op een gegeven moment even niet kunt werken heb je gelijk nul inkomsten. Je kan dus moeilijk je omzet voorspellen als je hoeveelheid werk erg fluctueert. En als je wilt groeien of je bedrijf wilt opschalen kun je lastig meer tijd regelen, want iedereen heeft dezelfde hoeveelheid tijd. Je zou dan technisch gezien alleen kunnen groeien door je uurtarief te verhogen of door mensen in te huren wiens uurtarief lager ligt dan het jouwe, zodat je daar een marge op kunt verrekenen.

Ik werk soms met een uurtarief, voor bijvoorbeeld live werken, dan is het logisch dat ik er bijvoorbeeld vijf of acht uur ben. Maar ik reken dan wel minimaal drie uur, omdat ik altijd een soort opstartkosten heb, het materiaal moet voorbereiden, me moet inlezen, nog op locatie moet komen etc.- dan ben ik toch snel al een hele dag kwijt aan alles rondom de klus, terwijl ik anderzijds maar drie uur zou kunnen factureren.

Bij uurtje-factuurtje kun je eventueel rekening houden met nacalculatie. Dat je naderhand kijkt hoeveel uur je daadwerkelijk aan iets besteed hebt en daar ook naar betaald wordt. Vaak is het soms zo met losse klussen dat het mee kan vallen maar ook tegen kan vallen. Als je vaak sneller blijkt te kunnen werken zou je eigenlijk een hoger uurtarief moeten rekenen, omdat je meer geleverd krijgt in minder tijd en anders je in je eigen vingers snijdt. Soms hanteren ontwerpers twee verschillende uurtarieven, bijvoorbeeld een hoger tarief voor het concept bedenken en een lager tarief voor het uitvoerend werk.

Je kan ook denken aan een strippenkaart waarbij mensen vooruit betalen voor een aantal uur. Ze nemen dan bijvoorbeeld tien uur af tegen een gereduceerd uurtarief en kunnen je af en toe inschakelen. Als de strippenkaart op is, kunnen ze een nieuwe strippenkaart aanschaffen of je per uur betalen voor je normale tarief.

Aan een uurtarief alleen heeft een opdrachtgever vaak niet zo veel. Ze willen weten hoeveel uur ze je voor iets zouden moeten inzetten. Dus het kan belangrijk zijn om heel effectief te werken, en de uren in te perken voor jouw klanten. Maar dan moet je ook goed kunnen communiceren wat je wél en niet binnen een bepaalde tijdspanne kunt doen. Als een klant hoge verwachtingen heeft moet je ook aangeven dat zoiets nou eenmaal meer tijd kost.

- Verhuren

In ons vakgebied heb je bijvoorbeeld de kunstuitleen. Of bijvoorbeeld BudgetCam: zij kopen apparatuur in en verhuren die per dag. Dit is handig voor mensen die zoiets maar een enkele of misschien twee keer nodig hebben en niet die hele investering hoeven te doen. Na een aantal keer verhuren heeft het apparaat z'n kosten terugverdient en alle extra's zijn winst. Het kost wel veel aan onderhoud en opslag, en je wilt een goede verzekering. Je moet ook duidelijke afspraken maken als er iets ontbreekt of als er iets kapot gaat.

- Abonnement

Hierbij is de binding met je klant erg belangrijk. Het gaat dan om betalingen van vaste bedragen, op vaste termijnen. Je draagt maandelijks een vast bedrag af. Soms zijn er nog verschillende groottes qua abonnement, maar wat je er daadwerkelijk mee doet bepaalt niet of je wel of niet betaalt. Ook als je een paar maanden de fitnessclub niet bezoekt, loopt je lidmaatschap wel door. Totdat je het opzegt.

Je kan een abonnement per dag, per week, per maand of zelfs per jaar hebben. Het hangt helemaal af van hoeveel je levert en wat voor iets je klant ervoor terugkrijgt. Bouw je echt een eigen community of club op?
Geef je toegang tot iets? Lever je een vast aantal producten maar is de samenstelling steeds anders? Verras je je abonnees regelmatig en maak je het interessant voor ze om anderen erbij te regelen?

Voordeel ervan is dat het redelijk stabiel is. Maar mensen moeten wel echt blijven hangen. Je moet continu waarde blijven bieden, iets exclusiefs.

In de creatieve sector heb je bijv. Patreon. Het is vooral interessant als je al een grote achterban hebt. En het is elke maand veel werk om speciaal voor je Patrons (abonnees) content te maken. Een paar voorbeelden van leuke creatieve Nederlanders die ook veel werk stoppen in hun Patreon:
https://www.patreon.com/loish
https://www.patreon.com/iriscompiet
https://www.patreon.com/studioappeltjesgroen

- Advertentiemodel

Hierbij profiteert een merk van jouw werk en jouw merk. Als je een specifieke niche hebt, en hele betrokken fans, of een hele grote following, kun je bijvoorbeeld ook betaald worden om producten te promoten (als dat bij je past). Of je kan bijvoorbeeld zelf een magazine starten en daarin advertenties hebben van anderen. Je moet dan wel aan potentiële adverteerders informatie kunnen geven over hoeveel en wat voor mensen ze via jou kunnen bereiken. Alhoewel er vast overlap zit tussen de doelgroepen van enerzijds de Donald Duck en anderzijds Het Financieele Dagblad, zullen de gemiddelde leeftijd, de meestvoorkomende interesses en het gemiddeld besteedbare inkomen van elkaar afwijken.

- Commissie, affiliate

Je krijgt een percentage als tussenpersoon. Bijvoorbeeld een vliegtuigmaatschappij die een hotel aanraadt, of als ik bijvoorbeeld een affiliate linkje inzet. Je brengt de koper en verkoper samen. Daardoor hoeft de verkoper een stuk minder marketing zelf te doen. Je kan je bijvoorbeeld aanmelden bij Tradetracker of het Bol.com partnerprogramma, of individuele bedrijven benaderen als zij iets aanbieden wat ook bij jouw doelgroep past.

Bij YouTube gaat het momenteel niet per se om veel volgers te hebben, maar juist liever veel views over een specialistisch onderwerp. Dan heb je volgers en kijkers met een hoge mate van interesse. Vaak zijn de inkomsten van YouTubers combinaties van advertenties en een affiliate systeem met linkjes.

Er zijn natuurlijk wel regels van toepassing. Zo moet je het altijd vermelden als iets een affiliate linkje is, of het moet uit de vormgeving blijken. En wanneer je je bij een partnerprogramma wilt aanmelden, zou ik de algemene voorwaarden goed doornemen; je riskeert een boete als je het verkeert inzet, of het partnerprogramma wordt stopgezet.​

- Licenties

Je geeft een ander persoon of een ander bedrijf toestemming om iets te mogen inzetten. Je auteursrecht of modelrecht is hierin hetgene dat jou geld oplevert. Jij krijgt een bedrag voor die afspraak.

Als voorbeeld ken je misschien wel die beeldbanken met bestaand werk, zoals Creative Market of Getty Images. Maar ook bij werk in opdracht houd ik rekening met een licentie, naast de uren die ik erin ga stoppen. Hoe groot, hoe vaak, hoe lang, waar mag een werk worden gebruikt? Hoe groter het gebruik, hoe hoger het bedrag.

- Servicemodel

Het product zelf is niet heel duur maar de service en het onderhoud daarvan, daar verdien je meer aan. Je bedrijf moet er dan wel ook echt op ingericht zijn dat mensen jou en jouw service nodig blijven hebben. Bijvoorbeeld een IT-bedrijf met een servicecontract.

Freemium zou je ook zo kunnen zien. Het eerste gebruik of de eerste afname ervan is niet zo duur, vaak soms gratis. Maar zodra je extra's wilt of bijvoorbeeld geen last wilt hebben van reclames moet je daarvoor betalen. Je kan bijvoorbeeld ook een gratis websitecheck weggeven, maar als degene jou vervolgens in wilt schakelen om diens website daadwerkelijk te verbeteren, betaalt die gewoon voor je dienst.

- Donatiemodel

Je produceert bijvoorbeeld als streamer eigen content op Twitch. Als iemand je werk waardeert, is er de vrijblijvende optie om een donatie te doen. Tegenover een donatie staat niet gelijk een tegenprestatie, dus dat is vrijgesteld van btw. Het klinkt als een groot risico, en je hebt niet de zekerheid dat je er ook maar iets aan overhoudt. Maar hoe meer waarde je biedt in je werk, hoe meer mensen dat waarderen. Het is een heel eerlijk en expliciet model, een soort pay what you want. Ben je onderscheidend genoeg? Heb je een specialisme, een duidelijke personal brand of een grote following? Het is namelijk niet alleen een waardering van jouw werk maar ook van jou. Het kan zijn dat iemand er niet zo veel aan heeft, dan geeft degene niks. Als je online geld wilt verdienen met donaties, moet je er ook wel veel actief zijn.

Je kan bijvoorbeeld met Mollie een donatielink aanmaken, en via sommige banken kun je ook iets dergelijks doen. Je hebt ook Ko-Fi, daar kunnen mensen je trakteren op een virtueel kopje koffie met een kleine donatie, of bijvoorbeeld het Nederlandse Petje-Af.

Vier voorbeelden van een mini-businessplan van creatieven

“Bedrijven kunnen een maandelijks abonnement op mijn beeldbank nemen en voor de rest maak ik vrij werk waarvan ik prints en andere producten van verkoop. Ik werk vanuit huis maar ben vooral op pad voor inspiratie”.

“Vanuit mijn atelier geef ik elke week diverse creatieve workshops over zeefdrukken en schilderen. Ik werk met een strippenkaart voor mijn vaste cursisten en af en toe geef ik een cursus op locatie, bijvoorbeeld op een school of bij een bedrijf”.

“Ik werk samen met makelaars en maak foto's van vastgoed. Hiervoor reken ik een tarief per dagdeel, waarin de licentie zit verwerkt. Na verkoop van het huis krijg ik een bonus. Voor mijn werk maak ik gebruik van 360-graden-foto's en film ik met een drone, en ik blijf altijd op de hoogte van technologische ontwikkelingen”.

“Ik maak vrij, autonoom 2D werk. Ook als ik in opdracht werk, hanteer ik uitsluitend mijn eigen stijl. Elke maand maak ik twee of drie grote originele werken, die zijn te koop voor een luxe prijs. Als je je aanmeldt voor mijn nieuwsbrief krijg je een kleine digitale versie gratis toegestuurd, die je op een A4 kunt printen”.

Je eigen prijs berekenen

Wat moet ik voor prijs rekenen als kunstenaar, illustrator of ontwerper?

Om genoeg te kunnen rekenen, moet je weten wat je werk waard is. Tegenover beginners grap ik wel eens (oké wel semi-serieus) dat een goede prijs het dubbele is van waar ze nu aan denken. Gewoon omdat veel beginnende creatieven vrij onzeker zijn en rekenen vanuit hun eigen beurs.

​Tijd is geld. Kennis, ideeën, creativiteit, verwondering, inspiratie en kansen zijn geld waard. Jouw werk is het waard. Onderschat de waarde van je eigen werk asjeblieft niet. Je kan druk voelen om een lage prijs te rekenen, maar zie in dat jij de enige bent die bepaalt waar je ja of nee op zegt. Jij bent de professional en je rekent een professioneel tarief. Je specialisme mag gerust meer opleveren dan minimumloon. En als je maar een schijntje rekent, komt het ook over als “dat zal wel niks zijn”.

​Ik heb eerder een blog gedeeld met allerlei tips en tools om een prijs te kunnen berekenen. Weet wat de kostprijs van jouw arbeid is. Vergeet daar niet bij dat je maar een deel van je uren facturabel bent en dat je een groot deel van je inkomsten opzij moet zetten voor kosten en belastingen.

Maar hoe bereken ik nu de prijs die ik mag rekenen voor mijn tekening, kunstwerk of ontwerp? Praktisch gezien?

Hoe een prijs opgebouwd kan zijn - een paar voorbeelden, die je eventueel kan combineren:
→ als projectprijs of prijs per resultaat/stuk (bijvoorbeeld een totaalprijs van 2000 euro excl. btw, met maximaal twee feedbackrondes, en in de offerte eventueel aanvullende opties – zoals een voice-over bij een animatie, of het drukwerk bij een kaartontwerp);
→ uurtarief (bijvoorbeeld DTP-werk voor 70 euro excl. per uur)
→ dagtarief (bijvoorbeeld 450 excl. per dag dat je namens een bureau wordt ingezet);
→ maandtarief (bijvoorbeeld een content abonnement per maand voor 249 excl.);
→ apart gerekend de licentie/het gebruik/verhuur van werk;
→ reis- en verblijfkosten (bijvoorbeeld 19 ct excl. per km plus parkeerkosten en een hotelovernachting);
→ vast percentage van iets anders (bijvoorbeeld 10% van elke verkoop);
→ vast margepercentage bovenop je inkoopprijs;
→ gebaseerd op een formaat (vaste prijs per m2 voor een muurschildering, vaste prijs voor een A6-formaat postkaartontwerp, vaste prijs voor een redactionele illustratie van een halve pagina);
→ een bonus als het project goed loopt (bijv. bij een crowdfunding, al zou ik wel opletten dat je minimaal je kostprijs als basis vergoed krijgt).

Misschien denk jij wel: ik wil als creative professional beginnen en een prijs bepalen voor een product of dienst, en ik weet nog niet wat ik daarvoor wil rekenen.

​Stel, ik zou vanaf nu een nieuw type origineel en vrij 2D-werk gaan verkopen, waar ik wel al ervaring in heb maar nog nooit iets van te koop heb gezet. Dan zou ik verschillende manieren om een prijs te berekenen kunnen uitproberen en dan het gemiddelde van de uitkomsten nemen, en die prijs een tijdje uitproberen en eventueel bijstellen. Bijvoorbeeld:

• op basis van de formule die galeries hanteren;
• de maakprijs op basis van mijn uren (zonder commerciële licentie, verkoop alleen het origineel) en het uurtarief dat ik al voor mijzelf berekend heb;
• een klein marktonderzoek, kijken wat andere mensen met vergelijkbaar werk rekenen
• een focusgroep bijeen roepen en vragen of zij dat type werk zouden willen kopen, en wat voor prijsindicatie zij redelijk zouden vinden

En wanneer kun je nou meer gaan rekenen voor je kunstwerk, illustratie of ontwerp?
→ als je de belangen en wensen van de klant begrijpt en diens zorgen weghaalt – probeer je in de ander te verplaatsen;
→ als je kwalitatief werk levert en dat dat uit je portfolio blijkt;
→ als je je eigen proces goed op orde hebt en efficiënt kan werken;
→ als je werk heel uitgebreid gebruikt zou worden (uitgebreide licentie / afkoop rechten);
→ als je goed vindbaar bent en je als expert kan worden beschouwd;
→ als je iets kan wat niemand anders kan (of niemand anders lijkt te kunnen), als je in een niche zit, als er vraag is naar specifiek jouw werk;
→ als je durft te onderhandelen;
→ als een eerdere klant snel ja heeft gezegd op een vergelijkbare prijs;
→ als je weer nieuwe ervaring hebt opgedaan en meer waarde kunt bieden;
→ als mensen naar jou toe komen vanuit een behoefte, in plaats van wanneer jij ze vanuit jouw aanbod benadert;
→ als je verder denkt dan waar de klant om vraagt. Misschien is iets anders wat jij doet wel beter passend voor de specifieke situatie, of kun je een upsell doen;
→ als er spoed is.

Besef je ook dat er diverse prijsstrategieën zijn, en dat neuromarketing kan bepalen hoe een prijs ervaren wordt. We hebben psychologisch gezien context nodig, een referentiepunt, om te bepalen wat voor waarde we ervaren. Wat je bijvoorbeeld veel ziet is dat mensen drie soorten pakketten aanbieden om de middelste optie het meest aantrekkelijk te laten ervaren. Of dat restaurants het dollar- of euroteken weghalen van hun menukaarten en zo gemiddeld 8% meer verdienen zonder iets aan het bedrag zelf te veranderen.

Tips over onderhandelen als freelance creative

– Zorg dat je inhoudelijk goed voorbereid bent. Probeer daarnaast voordat je eventuele onderhandelingen in gaat, twee dingen te doen:
1. Probeer duidelijk te krijgen voor jezelf: waarom zou deze potentiële opdrachtgever met JOU willen werken en niet met een collega of concurrent?
2. Probeer een doel voor jezelf vast te stellen, en bepaal ook je ondergrens. Waar ben je wel bereid toe, wat zou je het liefste hebben, en wat wil je écht niet? Bedenk alternatieven;
– Een goede onderhandelaar begrijpt diens eigen belangen, maar ook vooral de belangen en wensen van de klant. Is het belangrijker dat het op tijd af is, of dat het tot in detail netjes is uitgewerkt? Wat zou je er vooral wel of niet in verbeelden? Wat voor doelgroep heeft de klant? Et cetera;
– Een goede onderhandelaar is bereid om nee te zeggen;
– Onderhandel vanuit kracht. Je kan degene oprecht helpen en als jullie er niet uitkomen is dat ook prima;
– Als je nooit hoort dat je te duur bent, ben je sowieso te goedkoop;
​– Vraag de klant wanneer degene het project een succes zou vinden, wat de criteria zouden zijn voor een goede afloop. Als bijvoorbeeld kwaliteit belangrijk is, dan moet jij er ook genoeg tijd en materiaal in kunnen stoppen en spreekt degene zich dus tegen als ze daarop willen beknibbelen;
– Vind je het idee van zo'n gesprek spannend? Vraag eens iemand ter voorbereiding samen met jou een rollenspel te doen;
– Blijft vriendelijk en zelfverzekerd;
– Beter geen deal, dan een hele slechte deal (die je van binnen op gaat vreten);
– Als je zelf al een vaste prijzenlijst toe kan sturen, laat dat ook zien dat die prijzen voor iedereen gelden (en er dus minder over onderhandeld kan worden). Maar klanten in het hogere segment verwachten juist een prijs/pakket op maat;
– Je kan beter niet gelijk met het eerste aanbod akkoord gaan en noem niet gelijk als eerste je bodemprijs;
– Laat emotie geen valkuil zijn, het is business. Het is geen persoonlijke aanval, als iemand minder wil of kan betalen. Het is jouw rol degene te overtuigen van de waarde.

Boekentip:
– Geef nooit korting – Jos Burgers (aff.)

Een paar tips, om een idee te krijgen van wat voor kennis Jos Burgers deelt:
– Als je zomaar korting geeft, er staat niks tegenover, dan zeg je eigenlijk: met het eerste aanbod had ik zomaar wat gevraagd, je eigenlijk willen belazeren;
– Ben je te duur? Mooi, dan vraag je in ieder geval niet te weinig. Gelukkig. Mis je een klant daardoor, mooi, dan ga je geen werk doen voor onhaalbaar tarief. Degene die goedkoop is moet eigenlijk veel uitleggen, waarom het allemaal voor minder kan. Jouw duurdere prijs is gewoon jouw prijs omdat je precies het aanbod hebt en daarachter staat. Zie het als iets positiefs;
– Begrip geven is beter dan korting geven. Liever iets ruilen: stel, je doet de prijs wat lager, maar je krijgt er een ruimere deadline voor terug of je maakt er minder werk voor. Of je houdt de prijs hetzelfde maar je biedt er iets bij wat jou niet heel veel moeite of kosten extra kost. Als je iets uitruilt snapt de klant waarom de prijs lager is, en heb je de korting verantwoord;
– Het is een hele gekke vraag om de vraag te krijgen “ja deze persoon doet het voor X, kun jij niet ook naar die prijs zakken?”. Dat ze jouw aanbod willen, maar dan voor de prijs van je concurrent of collega. Dat kun je toch ook niet bij een autodealer doen, op een dure auto afstappen en zeggen: die wil ik. Maar dan wel voor de prijs van dat ander autootje van de andere autodealer. Dan word je ook uitgelachen.​​

2.B Hoe komt geld binnen, stroomt het uit?

Allereerst dit: zakendoen bestaat in essentie uit twee onderdelen – aan de ene kant je werk pitchen, orders en projecten binnenhalen – en aan de andere kant de order uitvoeren. We zijn vanuit het vakgebied gewend aan dat tweede, de productie draaien, hoe mechanisch en passieloos dat misschien ook klinkt. Maar je zal ook echt die andere component moeten vormgeven. Als je geen projecten binnenhaalt of niks verkoopt, kun je niet leven van je werk.

Een van de belangrijkste punten waar zelfstandige creatieven, zeker in de beginfase, mee strugglen, is klanten en projecten binnenhalen. Hiervoor is het belangrijk dat je jezelf en je werk in de spotlights durft te zetten, waardoor je onder de aandacht komt bij de juiste mensen. En dit dan ook nog eens vaak genoeg en effectief genoeg doet. Je moet je positioneren, je hoofd boven het maaiveld uitsteken, door de ruis breken. Claim je stukje in de markt. De grootste schakel zit vaak in marketing, acquisitie en sales. Je maakt van potentiële klanten en droomopdrachtgevers mensen die daadwerkelijk de stap en de keuze moeten maken voor jou te kiezen en voor jouw werk te willen betalen.

Als je de waarde van iets overbrengt, ben je bezig met marketing. Je werkt bijvoorbeeld aan naamsbekendheid, aan geloofwaardigheid, of aan de waarde die ervaren wordt. Je kan met marketing aansporen tot een bepaalde handeling, bijvoorbeeld contact opnemen of iets aanschaffen. Als je opdrachten binnenhaalt, heet dat acquisitie. Het werkwoord is acquireren. We noemen het ook wel klantenwerving of het verkrijgen van opdrachten. Wil je kunnen leven van je werk, is het belangrijk dat de projecten, klussen, inkomsten binnen blijven komen. Je moet een serious hustler worden.

Krijg je maar geen aanvragen? Hoeveel heb je deze week al aan acquisitie gedaan? Één mailtje eruit gestuurd? Nou, nou. Maak daar eens één dag in de week van dat je allerlei mailtjes eruit stuurt, gaat netwerken, opties verkent.

Belangrijk bij het binnenhalen van projecten:
→ communiceer de waarde, het resultaat, wat jouw werk doet in plaats van wat het is. Wat iemand eraan heeft. Twee voorbeelden:

Iemand verkoopt gehoorapparaten op maat. Maar wat het degene oplevert, is weer of beter kunnen horen. Daardoor kan degene weer connectie maken met andere mensen. Dan kan die weer beter meedraaien in de wereld om zich heen. Een muziekstuk of een mooi natuurgebied, inclusief alle tjirpende vogels ten volle ervaren.

Een groot bedrijf biedt opslagruimte. Al voor een tientje per maand kun je er veel kwijt. Wat ze precies aanbieden, is die ruimte, een sleutel waar jij mee in de opslag kunt, en beveiliging en verzekering van dat wat je opbergt. Maar wat je er zelf aan hebt, is dat iets een goede plek heeft, en vooral thuis niet in de weg ligt. Je struikelt er niet meer over. Het levert ruimte en rust op, een fijne leefomgeving. Waardoor het bijvoorbeeld minder gevaarlijk is voor je kind om te spelen of waardoor jij op je kantoor niet meer afgeleid bent door de rommel en je productiever kan zijn;​

→ haal mogelijke drempels weg. Maak het makkelijk voor mensen om jou te vinden, de informatie te vinden die ze zoeken, jou te contacteren. Begrijp hun behoeftes en mogelijke bezwaren. Zorg dat ze geen technische problemen ondervinden als ze door je website klikken, zorg dat je proactief communiceert;
→ blijf authentiek en ga ervan uit dat jouw werk anderen oprecht kan helpen.

Boekentip:
– The Irresistible Offer - Mark Joyner (aff.)

Sommige mensen denken misschien: weet je wat, ik neem wel een agent, dan is dat geregeld. Maar zo werkt het niet. Ze kunnen vaak beter onderhandelen en grotere of beter betaalde klussen voor je binnenhalen. Maar agent(schappen) zitten vaak vol en moeten hun aandacht al aan veel makers besteden. Ze vertegenwoordigen vooral makers die al goed commercieel verkopen of die heel excentriek zijn, binnen hun fonds passen.

Het kan ook zijn dat er geen agenten werkzaam zijn in de industrie of specifieke niche waarin jij graag wilt werken, omdat daar gewoon te weinig marges te behalen zijn. Niet alle opdrachtgevers willen met een agent werken. Sommige opdrachtgevers willen juist wel alleen via agentschappen werken. Het is geen garantie op werk. Zie het als een extra marketingkanaal en zorg dat je voor jezelf in ieder geval de basis van je marketing op orde hebt. Let ook op dat je agent niet alleen maar pitches, onbetaald spec work voor je regelt. En het kan zijn dat je in de eerste periode nog bezig bent met je portfolio aanvullen en aanpassen zodat je agent het goed kan verkopen.

Je draagt vaak een bepaald percentage af, bijvoorbeeld 25%. De agent is dan de tussenpersoon, aan wie jij factureert. Vaak betaalt de agent jou pas uit als de agent betaald is door de opdrachtgever. Het kan ook zijn dat je agent vraagt jou te investeren in promotiekosten. Aantal namen uit de industrie – in Nederland meeste in Amsterdam: ComicHouse, Roughmen, Artbox, Kajsa Blomberg, Pekka, Elami Agency, The Reps, Art Associates, JNA (Jennifer Nelson Artists, Boston), Much Creative (New York), MB Artists (New York), V Collective (Shanghai), Folio (Londen), Handsome Frank (Londen), OWL agency (Hamburg).

Verder zou ik je willen vragen op te letten met platforms zoals Hoofdkraan en 99designs. Die platforms zijn gebouwd vanuit het belang van een opdrachtgever, die voor een minimaal bedrag allerlei ontwerpen binnen krijgt. Voor een goed gesprek of voor goede voorwaarden voor jou als maker is geen plek.

Om deze blog te beperken tot de financiële kant, ga ik hier nu niet verder op acquisitie in. Je kan wel een eerdere blog van mij lezen met concrete voorbeelden van hoe ik (en collega's) opdrachten hebben binnengehaald.

Kort een paar punten over afspraken:

• Starters verwarren soms de woorden offerte en factuur. Een offerte stuur je van tevoren. Je formuleert het aanbod waarover je afspraken wilt maken met je potentiële opdrachtgever of klant. Het is een voorstel van wat je gaat leveren, onder welke voorwaarden, en wat je ervoor gaat rekenen. De factuur gaat over de daadwerkelijke betaling voor wat je gaat leveren of geleverd hebt. De Belastingdienst stelt allerlei eisen aan een officiële factuur;
• Een belangrijk element uit die afspraken, naast het bedrag dat je rekent, wat de betalingstermijn is. Wanneer moet wat voldaan zijn? Als je niks hebt afgesproken is dat wettelijk gezien binnen 30 dagen na de factuurdatum. Voor particulieren en fijne klanten kun je vaak ook 14 dagen na levering afspreken. Als je de betaling opsplitst heb je meerdere deelfacturen, en als je een deel voor productie en levering ontvangt, heb je te maken met een voorschotfactuur. Bij producten of fysieke kunstvoorwerpen is het logisch dat er eerst betaald wordt, voordat die overgedragen of verstuurd worden;
• Als je je werk gedaan hebt, moet je niet te lang wachten met factureren. Officieel gezien moet je uiterlijk de 15e van de maand, volgend op de maand dat je geleverd hebt, factureren. Dus stel je levert iets op 8 maart, dan moet je uiterlijk 15 april die factuur hebben gestuurd.
• Communiceer duidelijk of het bedrag incl. of excl. btw is, en welk btw-tarief van toepassing is. Als jij 500 euro afspreekt, en excl. bedoelt, maar de klant denkt 500 incl. btw, dan kan dat zo een verschil van 105 euro opleveren.
• Als jij anderen inschakelt, komen er financiële en juridische risico's bij kijken. In de hoofdregel is het zo dat jij als hoofdaannemer aansprakelijk en verantwoordelijk bent – stel je schakelt iemand voor een deel van je taken in als onderaannemer, of je laat een prent inlijsten. Werk je als gelijken, dan is het handig een samenwerkingsovereenkomst op te stellen. Vaak is het voor de klant wel fijn als er maar één factuur komt, en dat jouw onderaannemers dan aan jou factureren. En als je risico loopt omdat je bijvoorbeeld een grote hoeveelheid drukwerk in moet kopen en dat mis kan gaan, en drukwerkbegeleiding je ook tijd kost, is het redelijk daar een percentage overheen te rekenen;
• Wil je dat bedrag niet doorrekenen of gaat het om grote bedragen? Probeer dan of je klant het zelf kan betalen via een factuur van jouw leverancier;
• Werk je met een klant in het buitenland? Ga dan van tevoren na wat voor betaalmiddelen daar gebruikelijk zijn, hoe lang die duren en of je er nog transactiekosten over moet betalen (bijvoorbeeld bij een wire transfer vanuit de VS). Spreek ook een bedrag in euro's af in plaats van de lokale valuta, of hoeveel euro's hun geld waard moet zijn op het moment dat ze de factuur voldoen;
• Zorg dat je juridische zaken goed geregeld hebt, bijvoorbeeld door lid te worden van de BNO en gebruik te maken van hun overeenkomsten en algemene voorwaarden. Of vraag een jurist jouw papierwerk op maat op te stellen.

Afhankelijk van het verdienmodel dat je hebt gekozen kan er op verschillende momenten, op verschillende manieren, geld bij je binnenkomen. Voorbeelden van inkomstenstromen bij mij:

• Ik maak werk in opdracht voor een terugkomende zakelijke klant. Ik vraag geen voorschot voordat ik aan het werk ga maar spreek wel van tevoren alles goed af. Naderhand stuur ik een factuur, er wordt 21% btw gerekend over mijn dienst. Binnen dertig dagen wordt het bedrag overgemaakt naar mijn zakelijke rekening, vanaf de financiële afdeling van het bedrijf van mijn klant;
• Ik ga live schilderen. Daarvoor reken ik een vaste prijs voor een bepaald formaat, en reiskosten naar de locatie. Ik vraag een voorschot van 30% voor het vastleggen van de datum en het kunnen voorbereiden (bijvoorbeeld het gekozen formaat doek kopen etc.). Op de gekozen dag maak ik ter plekke een schilderij. Binnen enkele dagen stuur ik een factuur voor het restbedrag, met een betaaltermijn van veertien dagen. Voor kunst geldt het btw-tarief van 9%. Aangezien mijn klanten daar vaker particulieren zijn, stuur ik met de voorschotfactuur en de eindfactuur een betaallink mee. Ik krijg gelijk een mailtje wanneer de betaling via iDeal is betaald en de werkdag daarna staat het op mijn zakelijke rekening;
• Er koopt iemand een (digitaal) product in mijn webshop (gebouwd met Ecwid). Degene betaalt via de kassa op een zelfgekozen manier (iDeal, een overboeking, Bancontact, Klarna Afterpay). Ik ontvang gelijk een mailtje wanneer de betaling is voldaan en de werkdag erna staat het op mijn zakelijke rekening. Bij een digitaal product is de afhandeling verder geautomatiseerd en hoef ik weinig zelf te doen, tenzij er vragen zijn. Bij een fysieke bestelling moet ik de producten uit de opslag samenstellen, die leuk inpakken, en verzenden. Vaak moet ik daarvoor nog even een verzendlabel aanmaken. Het btw-percentage hangt af van het type product;
• Ik krijg af en toe een donatie binnen. Ik ben vooral heel dankbaar en hoef niks te doen, behalve het op te geven als inkomsten, en een donatie is vrijgesteld van btw;

Mocht je werken met een abonnementsvorm of iets anders wat regelmatig wordt afgerekend, is het handig om te werken met SEPA-machtigingen voor incasso's. Dan loopt dat automatisch van de klant elke maand naar jou. Dit zou je via Mollie of Stripe kunnen regelen. Als je werkt met een strippenkaart krijg je vooraf het geld binnen, maar moet je het werk nog doen. Dus reken jezelf niet rijk. Mocht je een webshop via Etsy willen opzetten, let dan op: administratief gezien is alles van Etsy een rondslomp. Geen gemakkelijke overzichten en veel kleine bedragen die je af moet staan. Mocht je op kleine schaal pinbetalingen willen ontvangen kun je kijken naar een Sumup of iZettle.

Mocht je in opdracht van een uitgeverij werken, bijvoorbeeld aan een boek, dan is het regulier een niet-terugvorderbaar voorschot te rekenen op je royalty's. Anders kan het heel lang duren voor je betaald krijgt voor je werk. Royalty's worden pas verrekend het jaar volgend op de publicatie, en nadat jij je werk hebt ingeleverd kan het ook nog een tijd duren vóór de publicatie plaatsvindt.

Sommige opdrachtgevers hebben aanvullende gegevens die ze graag op een factuur willen terugzien. Dat werkt dan fijn in hun systeem. Dan kunnen ze jouw factuur koppelen aan een bepaald potje en verantwoorden met de offerte die je eerder hebt gestuurd. Denk qua gegevens bijvoorbeeld aan het adres van een specifieke afdeling, een PO-nummer, een kostenplaatsnummer of inkoopnummer, of wie je contactpersoon in het bedrijf is. Deze gegevens wil je uiterlijk op de dag van de levering ontvangen, zodat je niet hoeft zitten wachten tot je überhaupt een factuur kunt opstellen. Sommige grote organisaties, zoals een deel van de Rijksoverheid, werken met een eigen online portaal waarbinnen je je factuur moet uploaden.

Je hebt ook bedrijven die facturering voor je kunnen overnemen, dat risico op zich nemen. Dan gaat dat wel vaak tegen een flink percentage.

Sommige opdrachtgevers werken met autofacturatie, self billing. Dit is een vrij recente ontwikkeling. Zij stellen dan de factuur vanuit hun kant op, omdat zij ook het overzicht hebben van hoeveel er verkocht is. Een groot mediabedrijf doet dit bijvoorbeeld. Het zou een optie moeten zijn, niet een verplichting. Jij bent immers de leverancier. Maar het kan wel veel papierwerk schelen, al moet je wel zorgen dat jouw nummering van factuurnummers doorloopt. Dus als je een pdf vanuit hen krijgt, dat je er nog even een eigen factuurnummer bij plaatst, welke referentie het heeft in jouw boekhoudsysteem. Controleer ook, voor zover dat kan, dat alles wat op de factuur staat klopt.

Sommige opdrachtgevers werken niet met voorschotten, dat is dan beleid. Bij de overheid kan het bijvoorbeeld vrij lastig zijn. Maar soms is een voorschot zeer welkom om bijvoorbeeld data te kunnen vastleggen voor werk op locatie, of omdat je investeringen in specifiek materiaal moet doen. De hoogte hiervan kun je zelf afspreken met je klant. Bijvoorbeeld tussen de 20-50%. Het helpt ook wel om te kijken hoe serieus bepaalde klanten zijn, bijvoorbeeld nieuwe klanten uit het buitenland. Je kan naderhand dan in je eindfactuur het voorschot in mindering brengen op het totaalbedrag.

Stel, je haalt een hele grote klus binnen, waar je máánden fulltime aan gaat werken. Dan is het onrealistisch om te verwachten dat je pas naderhand één factuur stuurt. Jouw vaste lasten lopen gewoon door en je moet ook ergens van kunnen eten, hè, terwijl je het werk doet. Soms moet je ook allerlei materialen inkopen. Dan kan het een goed idee zijn om deelfacturen af te spreken. Bijvoorbeeld per maand, met een overzicht van hoeveel van het werk je gedaan hebt. Of bijvoorbeeld verdeeld in 20% voorschot, 40% als je concept aanlevert en 40% na afronding.

Overzicht geld in / uit

Het kan nogal schommelen op het banksaldo van je bedrijf. Misschien betalen je klanten wat laat, of heb je juist een heel seizoensgebonden product of dienst. Stel je bent bruiloftsfotograaf, dan maak je in de zomer meer omzet dan in de winter. Ik werk zelf veel voor maatschappelijke organisaties en bijvoorbeeld gemeentes en bedrijven, die hebben vaak in december nog een potje dat op moet vóór het aankomende jaar, of ze willen iets vóór de Kerst. Mijn laatste kwartaal is meestal die met de hoogste omzet van het jaar, soms wel de helft van de jaaromzet. Ik houd rekening met last-minute aanvragen voor de Kerst, waar ik dan een hoger tarief voor reken dan normaal.

Ben je je voor volgend jaar aan het voorbereiden? Of heb je het idee dat je niet echt grip hebt op wat erin komt en wat eruit gaat? Maak voor jezelf een overzicht:

– Wanneer verwacht je grote of grotere bedragen te moeten overmaken? Ga je bepaalde investeringen doen, bijvoorbeeld een nieuwe computer? Heb je een grote hoeveelheid materiaalkosten?
– Welke kosten komen maandelijks terug, of een keer per kwartaal?
– Wanneer moet dan wat minimaal op je rekening staan?

– Wanneer verwacht je grote(re) inkomsten binnen te krijgen? Houd hierbij als gemiddelde aan dat je 30 dagen na oplevering betaald krijgt. Lever je iets maandelijks? Af en toe? Doe je een project van een half jaar? Krijg je een voorschot van je toegezegde subsidie? Wanneer is er vakantie? Dan kan het zijn dat je weinig werk hebt of bijvoorbeeld je debiteuren moeilijk kan bereiken.
– Hoe groot is je buffer momenteel? Zie je momenten die een risico kunnen vormen? Wat zou je daaraan kunnen doen?
– Wat voor regels kun je met jezelf afspreken over inkopen en debiteuren?

Heb je momenteel echt nog geen idee wat je binnen gaat krijgen of wat je uit gaat geven? Een paar voorbeelden van maandelijkse inkomsten- en uitgaveposten uit mijn praktijk:
In:

• Facturen vaste opdrachtgevers
• Factuur voor grote klus, twee maanden aan gewerkt
• Factuur voor net afgeronde reeks illustraties
• Voorschotfactuur voor bruiloft over een maand
• Factuur voor recent verkocht schilderij
• Paar verkopen webshop

Uit:

• Huur werkruimte
• Contributie NVJ
• Abonnement Adobe Creative Cloud-software
• Abonnement online opslag
• Reiskosten NS Business Card afgelopen maand
• Materiaalkosten voor specifieke projecten
• Verzendkosten producten en een schilderij
• Kosten Mollie transacties iDeal
• Privé-opname

Een paar voorbeelden van jaarlijkse posten:
In:

• Vergoedingen collectieve rechten via Pictoright (juni en december)

Uit:

• Inkomstenbelasting (aangifte in voorjaar, betaling een paar maanden erna)

• Premies voor verzekeringen (verlenging afhankelijk van wanneer je afsluit)
• Contributie BNO
• Abonnement webshop (betaal ik per jaar, scheelt geld t.o.v. maandelijks)
• Hosting website
• Nieuw apparaat of meubilair (bijv. tablet / webcam / schildersezel)
• Nieuwe zakelijke pinpas (een keer in de zoveel jaar)

Daarnaast betaal ik bijvoorbeeld de boekhouder en de bank per kwartaal en de btw draag ik ook na elk kwartaal af.

Je mag er zelf ook wel wat aan overhouden, toch? Je boekt dan af en toe een bedrag over naar jouw privérekening. Als jij geld opneemt heet dat ook wel een opname of onttrekking, want je neemt geld weg uit het bedrijf. Als je in het begin wat geld stort op je zakelijke rekening, om die eerste uitgaves te kunnen doen, dan heet dat een inleg. Het is geen salaris want je krijgt geen loon. Op den duur is het handig om dit te automatiseren; jezelf maandelijks een vast bedrag uit te betalen. Dat je een periodieke, maandelijkse overboeking van je zakelijke rekening naar je privé-rekening inplant.

Liquiditeit als creatieve ondernemer

Als je op een gegeven moment een redelijke stroom aan inkomsten en uitgaves hebt, kan er een verschil ontstaan tussen hoe je denkt dat het ervoor staat, en de financiële werkelijkheid. Hoe zit het met je cashflow? Wat komt er op welk moment binnen en wat stroomt er wanneer uit? Stel: in je overzicht van facturen staat dat je mooi 4000 euro aan facturen hebt verstuurd. Maar op je rekening staat nog maar 100 euro. En je moet zelf nog het een en ander betalen.

Hier heb ik mijzelf best een paar keer in vergist in het begin. Liquiditeit, wat je op dat moment aan cashflow hebt waar je gelijk bij kunt en wat je kunt uitgeven, is een belangrijk concept voor je financiën. Op papier heb je inkomsten, want die facturen zijn verstuurd. Maar de betalingstermijn geldt nog, misschien betaalt een klant zelfs te laat en moet je erachter gaan. Maar in de tussentijd moet jij wel bijvoorbeeld je huur betalen. Doordat anderen “jouw” geld nog even op hun rekening laten staan, behouden zij die liquiditeit. Jij bent dan hun spaarpotje want in die tijd kun je jouw geld niet gebruiken voor investeringen of verplichtingen. Dan moet je dadelijk opeens ergens een geldbedrag lenen om jouw kosten te betalen, terwijl je dat geld eigenlijk nog wel tegoed hebt.

Het kan bijvoorbeeld bij een laag banksaldo beter zijn te zorgen dat bestaande voorraad verkocht wordt, in plaats van te investeren in nieuwe producten. Die producten of kunstwerken heb je immers nog staan, en kunnen nú geld opleveren. Als je dan toch ergens in wilt investeren om meer binnen te kunnen krijgen, investeer dan in goede foto's, advertenties of kortingen om die bestaande dingen te verkopen. Of dat je bijvoorbeeld met vouchers/giftcards gaat werken. Op korte termijn heb je dan meer kapitaal, maar je moet natuurlijk wel nog de order voldoen en je moet er ook btw over betalen. En, wellicht interessant, naar schatting wordt zo'n 15% van de tegoedbonnen nooit ingeruild. Bonnen voor een ervaring verlopen vaker dan een VVV-bon of een Bol.com-bon.

In de stukjes hieronder zal ik nog wat tips geven om je liquiditeit te verbeteren. Als je voor jezelf een overzicht maakt hoe en wanneer het geld in- en uitstroomt, heet dat ook wel een liquiditeitsbegroting.

-> btw en liquiditeit: je moet het bedrag van je btw afdragen na afloop van het kwartaal. Vaak kan het voordeliger qua btw en liquiditeit uitkomen om zelf nog uitgaven te doen op de laatste dag van het kwartaal, dan op de eerste dag van het volgende kwartaal. Anderzijds is het vaak handiger om een grotere factuur op de eerste dag van het volgend kwartaal te sturen, in plaats van de dag ervoor. Dit heeft te maken met de afdracht van btw: wordt het bedrag gelijk verrekend in de afdracht komende maand, of heb je nog drie maanden? Geld dat je uitgegeven hebt (voorbelasting) wil je snel terug, en geld dat je af moet dragen (btw over inkomsten) wil je nog even bij je houden.

Grote uitgave, iets bestellen? -> vóór einde van kwartaal (bijv. 30 juni)
Grote factuur te versturen? -> begin nieuwe kwartaal (bijv. 1 juli)

-> Profit first: vind je het lastig om verantwoordelijk om te gaan met uitgaven? Kijk eens naar een potjessysteem. Verdiep je bijvoorbeeld eens in Profit First. Daarbij reserveer je voor alle inkomsten een bepaald percentage voor winst, eentje voor de btw, eentje voor je vaste lasten etc. Je denkt misschien: als ik de kosten van mijn omzet aftrek, houd ik winst over. Omzet – kosten = winst. Maar bij Profit First krijgt winst een beter plek: omzet – winst = kosten. De Amerikaanse investeerder Warren Buffett zei het al een keer mooi: “do not save what is left after spending, instead spend what is left after saving”. Heb je wat geld op de rekening staan en kun je erbij, ben je misschien geneigd om meer uit te gaan geven. Als je tube tandpasta bijna op is, ben je zuiniger in je gebruik, dan wanneer je net een nieuwe tube opent. Als het je moeite kost, namelijk eerst geld vanuit een andere rekening moeten overboeken naar je betaalrekening, denk je zuiniger na over je uitgaven.

-> inkoopbeleid: het klinkt misschien als iets van een heel groot bedrijf, maar je hoeft echt niet acht pagina's aan beleid te schrijven. Denk gewoon na over de aankopen die je doet, en hoe je daar mee om kan gaan. Denk bijvoorbeeld aan:

• Als je nieuwe apparatuur zoals een camera wilt kopen, kun je misschien eerst even dat model huren voor een dagje om uit te proberen. Misschien is het helemaal niet wat je zoekt. Scheelt weer. En ik check voor nieuwe hardware altijd even Tweakers voor reviews;
• Misschien bereken je eerst hoeveel uur je zou moeten werken voor deze aanschaf. Voelt het dan nog als iets wat het waard is? Ja? Mooi;
• Probeer regels voor jezelf op te stellen over aan wat voor duurzame criteria iets moet voldoen. Bijvoorbeeld dat je alleen met lokale leveranciers werkt, en dan kun je het er ook zelf ophalen. Of dat je meubels alleen tweedehands koopt;
• Verdeel een maximaal bedrag per jaar in potjes;
• Twijfel je over een grotere aankoop? Spar eerst met een collega;
• Vraag altijd minimaal drie offertes/voorstellen aan voordat je een keus maakt;
• Koop alleen in bij bedrijven waar je 30 dagen betalingstermijn hebt.

Voor sommige diensten en producten kun je iets kopen op afbetaling. Je betaalt dan in termijnen, in delen, gespreid. Dit is vaak in totaal duurder dan in één keer betalen. Voor jezelf kan het zo voelen dat het voor een specifieke aankoop of abonnement aantrekkelijk is om per maand te betalen, in plaats van per jaar. Omdat je dan op korte termijn een betere liquiditeit hebt. Maar vaak is het 2-5% goedkoper om per jaar te betalen in plaats van in meerdere termijnen. Als je een goede buffer hebt, kan dat een prima keus zijn. Scheelt het je bijvoorbeeld 60 of 100 euro op jaarbasis. Maar dan moet je wel een goed overzicht hebben van wanneer je wat moet betalen en wanneer je wat binnenkrijgt. En als je bijvoorbeeld nog schulden aan het afbetalen bent, moet je daar ook een maandelijks bedrag voor vrijmaken.

-> debiteurenbeleid: als jij veel uitstaande facturen hebt, en er maar niet betaald wordt, is dat erg vervelend. Hoe proactiever je bent in het beheren van deze debiteuren, hoe groter de kans dat er op tijd betaald wordt. Mocht er toch iets aan betaling uitblijven, ga er dan direct achteraan. Of kijk of je boekhoudsysteem het bijvoorbeeld mogelijk maakt om een automatische herinnering de deur uit te sturen als er de dag na de vervaldatum nog niet betaald is. Stuur een vriendelijk mailtje, of bel even. Kijk wat bij jouw type klant en jouw werkrelatie past.

In de meeste gevallen wordt er na een belletje wel betaald. Toch niks binnen? Stuur dan een herinnering of aanmaning, bijvoorbeeld na een week. Als betaling uitblijft gaat het om een wanbetaler. Blijf consistent en duidelijk. Laat je niet afwimpelen. De kosten van juridische stappen nemen zijn vaak hoog, dus je moet zelf afwegen bij wat voor facturen het jou dat waard is. Vaak helpt het dreigen met juridische taal al. Als het gaat om bedragen van een paar duizend euro zou ik echt wel stappen nemen. Als je lid bent van een beroepsorganisatie kun je vaak juridisch advies vragen.

Dit kun je helemaal niks vinden. Misschien ga je liever confrontaties uit de weg. Denk dan: het kan altijd ergens misgaan, iemand kan het vergeten zijn of er kan iets niet kloppen op de factuur. Het is echt niet altijd opzet en jij mag gewoon voor jouw belangen opkomen. Als jouw klant iemand wilt inhuren of iets wilt aankopen is dat tweezijdig: jij levert, zij betalen. Het is een transactie van het ene voor het andere. Jullie hebben allebei jullie rechten en plichten, en het is alleen maar professioneel als je ook deze financiële kant zakelijk aanpakt.

Mocht het zo zijn dat iemand tijdelijk in financiële problemen zit, kun je misschien een betalingsregeling afspreken, dat iemand in termijn betaalt. Bijvoorbeeld nu de helft en dan over een maand de andere helft. Als iemand failliet gaat kun je vaak achteraan aan de lijn aansluiten, maar als je dan zo'n betalingsregeling hebt dan krijg je in ieder geval een deel.

Mocht je met een twijfelachtige klant te maken hebben gehad en mocht degene dan daarna weer eens bij jou aankloppen, is het goed om te werken met een voorschot. En wacht je nog op een betaling? Dan dien je gewoon eerst betaald te worden voor het eerdere werk voor je verder kunt gaan.

Boekentips:
– Expert Tips voor Financieel Succesvol Ondernemen – Monica Helbig (aff.)
– Profit First – Mike Michaelowicz (aff.)

---

3. Je bent aan het werk als illustrator, ontwerper, kunstenaar

Oke, je bent gestart. Je rekent een mooie prijs voor je werk, je weet hoe het zit qua kosten en belastingen. Wat kun je zoal tegenkomen? En hoe houd je overzicht?

Een aantal kostenposten met indicaties:

• inschrijving KVK (rond de 50 euro, vrijgesteld van btw);
• domeinnaam / hosting (vanaf een paar tientjes als je het zelf regelt; het ontwerp en bouwen van een website zelf is een ander verhaal)
• regelen zakelijk vervoer: auto op de zaak zetten of bijvoorbeeld een NS-business kaart nemen
• software zoals Adobe Creative Cloud (standaard 49,99 excl. btw – als je voor het eerst bij ze afsluit kun je een jaar voor 29,99 kiezen en rond Black Friday zijn er vaak deals);
• kleine oplage visitekaartjes (rond de 30 euro);
• basis voor je papierwerk, offertes en algemene voorwaarden (als je lid wordt van de BNO kun je gebruik maken van hun documenten – lidmaatschap kost tussen de 65 en 390 euro per jaar. Juridische documenten op maat zijn al snel investeringen van honderden euro's per stuk);
• zakelijke rekening (5-20 euro per maand);
• ga bij jezelf na of de laptop/computer die je nu nog hebt voldoende is om er goed werk op te kunnen doen, en of je die op de zaak wilt zetten, of dat je wilt investeren in een nieuwe;
• de hoogte van huur voor ateliers / werkplekken verschilt. Soms heb je al een flexplek voor 100 excl. btw en een eigen ruimte voor 200 excl. maar in sommige steden mag je blij zijn met een klein plekje voor 250 excl. ​

Je zal gelijk ook allerlei aanbiedingen krijgen om online op websites en overzichten vindbaar te zijn, voor zakelijke energiecontracten, zakelijke telefonie-aanbiedingen, advertentiebudget bij Google etc. – er is een hele markt gericht op startende ondernemers. Zeg niet gelijk op alles ja, wees kritisch. Het is ook handig om je domeinnaam al vast te leggen voor je naar de KVK gaat; sommige bedrijven kopen domeinnamen op van net geregistreerde bedrijfsnamen met als enige doel het voor een hoger bedrag aan desbetreffend bedrijf te verkopen.

Mocht je geld nodig hebben voor die eerste fase, om die eerste aankopen te doen, zijn er een paar mogelijkheden.

• een eigen buffer / spaargeld
• een kleine lening van een familielid of kennis
• een serieuze lening, van een bank of fonds
• crowdfunding, bij een nieuw project of product

Banken staan hier niet voor te springen, het risico is groot voor hen. Je zal in ieder geval een goed bedrijfs- of ondernemingsplan nodig hebben. Misschien wil iemand voor je garant staan, bijvoorbeeld een familielid. Maar geld en familie, of geld en vrienden, gaat niet altijd goed. Wat als je relatie stukloopt?

In het begin kan het handig zijn om een investeringsbegroting op te stellen, ook als je nog helemaal geen idee hebt van wat realistische cijfers zijn. Vraag offertes op in plaats van zelf bedragen gokken. Kijk een jaar, twee, drie vooruit. Leen je geld? Houd rekening met wanneer de investering terug moet worden betaald, op wat voor termijn en met welke rente. Zorg ervoor dat je dit bedrag opzij zet zodra er geld binnen komt.

3.A Geldzaken tussentijds bijhouden

Leer jezelf aan om alles wat binnenkomt aan bonnetjes en facturen, meteen netjes bij te houden. Bewaar alle belangrijke documentatie, en laat post niet te lang ongeopend liggen. Vraag van zoveel mogelijk aankopen een digitale factuur. Maak gelijk een foto als je de winkel uitloopt of scan het in als je thuiskomt; je zou niet de eerste zijn bij wie een bonnetje kwijtraakt. Overzicht en inzicht is fijn.

Ik heb zelf bijvoorbeeld een vast laatje waar ik facturen en bonnetjes in bewaar, voordat ik ze in mapjes doe. Dus ze liggen niet verspreid door mijn huis en kantoor heen. En als ik een factuur ontvang die ik nog moet voldoen, boek ik die gelijk in. Bij de meeste banken kun je online de datum van een overboeking inplannen. Als solidair uitgangspunt doe ik het zelf meestal zo:
→ moet ik een groot bedrijf betalen dat echt wel wat reserves heeft? Als ik de factuur binnenkrijg, plan ik hem gelijk in zodat hij automatisch op de dag voor de vervaldatum betaald wordt. Maar ik nog een paar dagen de financiële speling houd;
→ is het een factuur van een andere zelfstandige of kleine ondernemer? Dan probeer ik binnen een week te betalen.
In beide gevallen zal het geen factuur zijn die ik te laat zal betalen.

Ook als je de administratie verder uitbesteedt, zorg dat je minimaal één keer per maand alles bijwerkt. Zeker wanneer je een eigen (web)shop hebt en het belangrijk is dat je weet wat op voorraad is. Dus bijvoorbeeld wanneer het alarm op de eerste maandag van de maand loeit, denk jij: hoei, tijd voor alles invoeren bij de boekhouder. Checken of alle facturen die je kan versturen verstuurd zijn. Of je nog betalingen moet doen. Hoe het saldo ervoor staat. Of alles een beetje verloopt qua planning.

Als je een factuur of overboeking opneemt in je administratie, heet dat ook wel het inboeken van een transactie. Er komt iets bij op je rekening, of er gaat iets af en dat zet je in je overzicht. Het makkelijkst te begrijpen is één factuur die te koppelen is aan één overboeking. Dat je bijvoorbeeld een relevant boek koopt in de winkel en dat er 30 euro van je rekening afgeschreven wordt. Je hebt er een bonnetje van. Maar niet alles is zo één op één aan elkaar te linken. ​

Ik noem een paar voorbeelden uit de praktijk die je tegen kan komen. Hoe je die in je administratie kan boeken, verschilt per boekhoudsysteem.

• Je werkt regelmatig voor eenzelfde klant. Over de loop van een aantal weken stuur je meerdere facturen. Die betaalt jouw klant in één keer.
• Stel je hebt een webshop. Per bestelling die een klant doet, sta je een klein bedrag af, bijvoorbeeld 30 cent, om de betaling te kunnen laten verlopen via iDeal. Als iemand dan iets van 10 euro koopt, ontvang je de dag erna 9,70 op je rekening. In die ene overboeking zitten zowel inkomsten verstopt als uitgaven. Namelijk zowel de 10 euro die je bij je inkomsten boekt, als de 30 cent aan uitgaven. Na een paar weken krijg je een overzicht van alle kosten van alle betalingen en daarop staat dat die al voldaan zijn;
• Stel je bestelt boeken via een webshop als Bol.com of Managementboek.nl. In eerste instantie krijg je dan een orderbevestiging, een lijstje van wat je hebt besteld. Je betaalt met iDeal en je order wordt verwerkt. Sommige boeken worden later geleverd dan andere, of de webshop werkt met verschillende leveranciers. Dan kan het zijn dat je van die ene bestelling, waarvoor één bedrag is afgeschreven voor drie boeken drie aparte facturen ontvangt. In dit geval komt de factuur of de facturen dus pas ná het moment dat je betaald hebt. Dit kan ook het geval zijn als je alvast een boek reserveert dat pas over twee maanden uitkomt. Ik heb een keer gehad dat het bedrag van een gereserveerd boek in de tussentijd veranderde en dat ik twee euro terugkreeg, dus toen had ik nog een extra boeking die ik moest verwerken;
• Als je met een betaalsysteem als Paypal werkt, dan houden zij standaard het geld vast op een soort aparte portemonnee. Jij hebt dan bij hen een potje. Je kan uitgaven ook automatisch laten afschrijven van de rekening die je eraan gekoppeld hebt, maar als je niet oplet blijven inkomsten bij Paypal staan. En mocht je inkomsten via Paypal hebben ontvangen, en er komt een uitgave voorbij, dan kan dat van dat bedrag worden afgeschreven. Als je dan het geld van je Paypal-portemonnee overboekt naar je eigen rekening zijn die twee of meer facturen dus al met elkaar verrekend. Dan heb je zelf meerdere facturen die in één overboeking gebundeld zijn en dus niet één-op-één aan een bedrag worden gekoppeld. Nog even los van de tarieven die Paypal rekent. Voor mij was dit gedoe een reden om geen inkomsten meer via Paypal te willen ontvangen.
• Het kan zijn dat je negatieve inkomsten hebt of positieve uitgaves. Je bent gewend dat alle inkomsten iets bijschrijven op je rekening en alle uitgaves iets van je rekening afhalen. Stel, je krijgt geld terug want iets kan niet geleverd worden. Dan heb je in eerste instantie een factuur. Van de drie producten blijkt er eentje niet meer leverbaar en daar krijg je het geld van terug. Het gaat over jouw uitgaven, maar je krijgt iets terug. Je ontvangt een factuur, maar dat is een creditfactuur. Dus je boekt het als een uitgave. Op je rekening wordt het bedrag bijgeschreven, terwijl uitgaves normaliter in het vakje “af” staan. In je boekhoudsysteem staat dan bijvoorbeeld -30 bij je uitgaven. Een ander voorbeeld is als je bijvoorbeeld elke maand huur en gas/water/licht betaalt voor je atelier. Per maand ontvang je een factuur van bijvoorbeeld 200 euro en na het jaar wordt verrekend hoeveel je daadwerkelijk aan energie hebt verbruikt. Dat viel erg mee, en je krijgt 100 euro terug. Dat bedrag wordt op je rekening erbij geschreven, maar je boekt het als een uitgave met een negatief getal. Want het hoort bij de kostenpost van je atelier.
• Andersom kan het ook. Stel, ik moet zelf een factuur crediteren en een bedrag terugbetalen. Dan gaat er een bedrag van mijn rekening af maar maak ik wel een factuur aan die ik boek onder mijn inkomsten, met een negatief bedrag.

Als je tussendoor overzicht houdt, kun je bijsturen naar je doelen. Als je werkt met een boekhoudsysteem of bijvoorbeeld Excel kun je maand- en kwartaaldoelen inbouwen met formules en voorwaardelijke opmaak. Bijvoorbeeld dat je 3000 euro per maand aan omzet wilt hebben gemiddeld. Als je dan na twee maanden pas 4000 euro binnen hebt zien komen, kun je bedenken om bijvoorbeeld een extra dag in de week vrij te blokken voor acquisitie. Verderop ga ik nog wat meer in op het opstellen van doelen.

Urenregistratie
Houd tijdens je werkzaamheden je uren bij. Ook als je nog niet officieel ingeschreven bent. Of stel je ontvangt een WW-uitkering van waaruit je een bedrijf wilt beginnen, dan is het ook belangrijk.

Voor het bijhouden van je uren zijn er diverse apps, soms zitten die in je boekhoudsysteem. Voor mijn uren gebruik ik bijvoorbeeld Toggl. Daar is ook een gratis versie van, en je kan allerlei mooie grafieken exporteren van de projecten waar je aan werkt. Ik hield daarvoor mijn uren bij in Excel, maar vaak kwam het erop neer dat ik dat bijhouden even liet liggen. Met Toggl moet je ook echt even een klokje aan- en uitzetten, waardoor ik een veel realistischer beeld kreeg. Je hebt ook bijvoorbeeld TimeSheet, Clockify, Informer en Keeping. En hier vind je een gratis template voor Excel.

Maak categorieën die voor jou werkbaar zijn. Bijvoorbeeld per project en ook voor je eigen bedrijf, taken die ter ondersteuning van jouw zaak zijn zoals klantcontact, administratie, scholing etc. of bijvoorbeeld per klant en daarna onderverdelen. In sommige tools kun je er dan ook weer labels aan hangen. Bedenk: wat zou je aan het einde van het jaar willen kunnen analyseren op basis van die cijfers? Als je je uren niet uitsplitst, heb je alleen “totaal aantal uren” en “totale omzet”.

Inzicht in je uren is allereerst voor jezelf fijn, gezien je inziet hoe lang je over een bepaald soort project doet en dit kunt communiceren met potentiële opdrachtgevers. Van tevoren en bijvoorbeeld als je tussentijds over hun budget heen dreigt te gaan. Let daarom ook op het aantal feedbackrondes. Als je je uren moet verantwoorden richting een klant kun je vaak gemakkelijk een overzicht uitdraaien.

Ook is een overzicht van je uren handig om aan te tonen dat je onder het urencriterium valt. Welke uren mag je hiervoor noteren? Echt heel veel, waarvan je toe kan lichten dat het voor je bedrijf was, voor je werk, voor je producten of voor jouw eigen ontwikkeling. Bijvoorbeeld:

• Direct werk (in opdracht);
• Inkopen doen van materiaal;
• Reistijd naar een klus of naar een meeting;
• Je eigen website bijwerken;
• Foto's maken voor je webshop;
• Ontwikkelen van eigen producten;
• Gesprekken met potentiële klanten;
• Evalueren met je bestaande klant;
• Werken aan je eigen bedrijf, bijvoorbeeld aan je business model;
• Het volgen van een relevante cursus of het bijwonen van een netwerkevent;
• Een interview geven over je werk;
• Het bijwerken van je administratie;
• Je werkruimte opruimen;
• Vakliteratuur lezen.

Boekentip voor je uren effectief indelen:
– GRIP - het geheim van slim werken - Rick Pastoor (aff.)

3.B Financiering creatieve projecten

Stel, je wilt iets groots aanpakken. Maar je hebt financiering nodig? Wat voor opties zijn er dan zoal?

Er is echt wel geld in Nederland en Europa. Ik kan me voorstellen dat het lastig is om het je voor te stellen, als je zelf nog weinig verkocht hebt en misschien niet zo thuis bent in de wereld van financiering, kunstverzamelaars en subsidie-aanvragen. Maar als je een goed plan hebt, is er veel mogelijk. Wees overtuigd van jouw project!

Subsidie / financiering vanuit een fonds

Als je subsidie ontvangt gaat het om financiële steun vanuit de overheid. Er zijn voorwaarden mee gemoeid en de overheid (lokaal, provinciaal, nationaal of internationaal) wil het culturele veld stimuleren zich te ontwikkelen en activiteiten te organiseren. Je kan subsidies aanvragen voor allerlei dingen: een werkreis, een expositie, een meerjarig project, onderzoekstrajecten, kunstwerken in de publieke ruimte, events en nog veel meer. Je kan ook financiering aanvragen bij private fondsen – binnen het Prins Bernhard Cultuurfonds heb je bijvoorbeeld veel fondsen op naam – die bestaan door schenkingen door privépersonen.

Vaak moet je bij een aanvraag voor subsidie of financiering kunnen onderbouwen waarom je een bepaalde bijdrage vraagt, waar het geld aan besteed zal worden, en wat daar de resultaten van zullen zijn. Je zult dus moeten oefenen in het opstellen van een begroting. En tijdens het project moet je alle inkomsten en uitgaven netjes bijhouden, omdat je naderhand een verantwoording hebt. Dat je kan laten zien waar het geld daadwerkelijk aan besteed is. Deze financiële gegevens zul je vaak ook in een begeleidende brief tekstueel moeten kunnen toelichten.

Een paar tips voor het opstellen van een begroting:

• Schrijf je plan vanuit de ideale situatie, hoe je het project optimaal kunt vormgeven en wat je daar allemaal voor nodig hebt. Dus niet het minimale, en de bedragen laag houden, maar ga voor de beste uitvoering. Terugschalen kan later nog;

• Maak het op in een programma als Excel zodat de cijfers vanzelf bij elkaar opgeteld worden en je het later makkelijk kan updaten;
• Zet onderaan de streep van de kosten een post “onvoorzien” van 10%;
• Laat zien wat je er zelf al in steekt; als je bijvoorbeeld eigen uren in vooronderzoek er al onbetaald in heb gestoken, geef dat een waarde;
• Houd rekening met btw;
  Beluister De Makers-podcast met Linda Kokke voor meer tips.

Het is altijd een goed idee om van tevoren te informeren; sommige fondsen organiseren een webinar, spreekuur of staan open voor een kennismakingsgesprek. Dan kun jij ze enthousiast maken voor jouw plan en dan kun je alle mogelijke vragen stellen die je hebt. En is het geen match, dan heb je in ieder geval nog niet al die uren gestopt in het opstellen van je plan.

Laat in je formuleringen zien dat je begrijpt waar men naar op zoek is, wat voor projecten het fonds ondersteunt, maar aap niet letterlijk hun woorden na. Doe wat onderzoek bij een open call. Als iets regelmatig, bijvoorbeeld elk jaar gehouden wordt, kijk dan wie in de vorige jaren iets toegekend hebben gekregen. Laat je plan ook checken op formuleringen, spelling en grammatica door anderen. Presenteer je werk professioneel en stuur goede foto's ervan mee. Laat vooral je enthousiasme en ervaring zien, waarom jij degene bent die dit nu zou moeten gaan doen.

Wees ruim op tijd met je aanvraag; soms komt de commissie maar twee of drie keer per jaar samen. Lees de criteria goed door. Is de financiering alleen toegankelijk voor stichtingen? Wanneer worden de bedragen voldaan? Vaak krijg je een deel als voorschot en een deel na afronding, en moet je bijvoorbeeld een periode overbruggen met eigen geld, een lening of andere financering. Vaak wordt van je verlangd dat je voor een project niet afhankelijk bent van een enkel fonds of financier. Dat je de risico's wat spreidt en laat zien dat er een breed draagvlak is voor je project. Kijk daarvoor ook eens buiten de creatieve sector, als je bijvoorbeeld een project over een thema in de zorg doet, of bezig bent met internetvrijheden.

Sinds een paar jaar heb je The Fair Practice Code. Een gedragscode voor ondernemen en werken in de kunst, cultuur en creatieve industrie. Dit houdt onder andere in dat makers gewoon fatsoenlijk betaald moeten worden. Je hebt een Checklist en rekentool Fair Practice Code. Bij veel subsidies is het een vereiste dat aan deze Code wordt voldaan. 

Het kan zijn dat je voor een aanvraag een de-minimis-verklaring moet invullen. Kort gezegd is dit een formulier waarin je aangeeft dat je nog niet een grote hoeveelheid aan subsidies (plafond is 200.000 euro) hebt ontvangen.

Een aantal relevante landelijke fondsen en regelingen voor illustratoren en ontwerpers:

• Stimuleringsfonds Creatieve Industrie – heeft diverse oproepen gedurende het jaar. Het handigst is je voor de nieuwsbrief inschrijven, dan zie je alles voorbij komen;
• Pictoright Fonds – als je bijvoorbeeld een relevant event wilt organiseren wat ten goede komt van het vakgebied;
• Pictoright Steunfonds – tijdens de Covid-crisis is er extra ondersteuning beschikbaar. In 2020 ging dit om een aantal grotere projecten waarvoor je ook een projectplan moest indienen. Ik heb toen namens onze lichting van Driving Dutch Design een financiering van 5000 euro aangevraagd en gehonoreerd gekregen. De ronde in 2021 is net gesloten, die ging om een kleinere werkbijdrage voor creatieven die hun omzet met minimaal 20% zagen dalen vanwege Covid. Misschien komt er nog een derde ronde;
• Mondriaan Fonds – voor wanneer je wat meer autonoom werk maakt. Bijvoorbeeld de regelingen Kunstenaar Basis, Kunstenaar Project, Kunstenaar Start, of Residency;
• Fonds21 – vooral voor stichtingen. Drie pijlers: kunst en cultuur, jongeren en maatschappij, kunst en educatie;
• Prins Bernhard Cultuurfonds – een groot fonds, dat ook veel samenwerkt met het crowdfundplatform Voordekunst
• Nederlands letterenfonds – relevant voor bijvoorbeeld graphic novels;
• Fonds voor Cultuurparticipatie – als je met jouw werk bijvoorbeeld digitaal erfgoed inzet of mensen uit een wijk betrekt bij culturele projecten;
• Fonds Podiumkunsten – als je meer in de performance zit of bijvoorbeeld ontwerpt voor decors;
• Fonds Bijzondere Journalistieke Projecten – als je visueel journalist bent en bijvoorbeeld financiering zoekt voor een journalistiek multimediaal project;
• Werktuig PPO – ondersteuning in jouw creatieve ontwikkeling. Als je zelf een cursus of workshop voorschiet, dan kun je 1/3e of 2/3e van de kosten terugkrijgen. De aanvraag is heel gemakkelijk via een online formulier;

Er zijn vaak ook fondsen per provincie of stad. Je hebt bijvoorbeeld in diverse steden een makersregeling, waar je voor een plan relatief gemakkelijk een paar duizend euro aan steun kunt aanvragen. Zie bijvoorbeeld de makersregeling in Den Haag, het Cultuurfonds 's-Hertogenbosch 'Pop-up', of het Hendrik de Vriesstipendium in Groningen. Of bijvoorbeeld een combinatie van private en publieke fondsen zoals Stichting Cultuurfonds Tilburg. Daarnaast heb je per thema ook nog eens fondsen, zoals het VSBfonds en Stichting Democratie en Media. Wil je echt weten welke fondsen er allemaal zijn, klein en groot, en zal een groot deel van je inkomsten uit dit soort fondsen komen, dan kan een investering in het fondsenboek interessant zijn. ​

Een lening voor je creatieve project

Een lening helpt je liquiditeit; je hebt nu geld, en terugbetalen komt pas later. Maar niet iedereen zal je zomaar geld willen lenen; je moet tegenwoordig al een heel goed business plan hebben om een zakelijke lening te krijgen van een bank. Bij een lening is het daarnaast een belangrijke vraag hoe groot de kans is dat je inkomsten zult hebben. Zijn er bepaalde garanties, waardoor het risico voor jou (en de verstrekker) niet zo groot zal zijn? En is het 't voor jou het waard om een paar jaar lang elke maand bijvoorbeeld 500 euro terug te moeten betalen?

Een bank of kredietverstrekker zal kijken naar hoe financieel gezond je bedrijf nu is, en of je plannen haalbaar zijn. Heb je bijvoorbeeld marktonderzoek gedaan? Hoe staan de financiële ratio's in je bedrijf ervoor (daarover meer bij 'Analyse')?

Je zou kunnen overwegen aan te kloppen bij Fonds Kwadraat, een rentevrije lening voor een bepaald project. Vooral bedoeld voor de creatieve sector, gezien je bij leningen bij kredietverstrekkers niet op moet kijken van een rente van 10 procent. Je hebt ook het Fonds Cultuur + Financiering (1.000 – 500.000 euro tegen 1% rente).

Crowdfunding / voorverkoop

Met een crowdfunding haal je geld op uit een publiek, een groep mensen. En bij een voorverkoop krijg je nu geld, en voldoe je de order later. Maar de echt succesvollere crowdfunders doen dat voornamelijk ook voor de binding met hun publiek en niet per se alleen ter financiering. En verkijk je niet op het idee van een crowdfunding. Crowdfunding is niet zozeer 'gratis geld'. Je moet je uitgaves ook verantwoorden. En er gaat echt veel tijd in zitten. Ik kan het weten, ik heb zelf wel eens heel veel uren gestopt in een crowdfunding die vervolgens is mislukt. De eerste donaties zullen vanuit je eigen netwerk komen; zonder communicatie- en marketingplan wordt het lastig buiten je eigen cirkeltje geld op te halen.

Als je een tegenprestatie levert, en de crowdfunding dient als een soort voorverkoop (bijvoorbeeld voor een boek), dan moet je btw rekenen en afdragen over je inkomsten. Als je donaties ophaalt, en er niet gelijk een tegenprestatie tegenover staat, zijn die bedragen vrijgesteld van btw.

Een veelgebruikt Nederlands platform is Voordekunst. Internationaal gezien, bijvoorbeeld voor een art book of een bordspel, wordt ook wel eens Kickstarter ingezet. Je draagt een klein deel af aan het platform en je maakt een video (of laat die maken) ter promotie van je project. Je hebt duidelijke tegenprestaties en bent bereid veel tijd te stoppen in de campagne.

Daarnaast zijn er nog tal van andere financieringsmogelijkheden. Als je bedrijft groeit, of als een soort start-up werkt, zou je ook kunnen kijken naar het uitgeven van aandelen of het betrekken van een angel investor. Maar ik ken niet veel zelfstandigen die dat doen. Of misschien zoek je juist financiering voor een expositie en zou je goed kunnen samenwerken met een sponsor.

Deze opties en meer zou je ook kunnen combineren in een mix. Er is veel mogelijk. Kijk eens naar de Culturele Financieringswijzer. Via deze website kun je beoordelen wat voor typen financiering bij jouw project zouden passen. Deze tool is ontwikkeld door Cultuur + Ondernemen, sowieso een fijne organisatie voor ondernemende creatieven.

3.C Risico's en verzekeringen

Bij ondernemen hoort dat je risico's loopt. Durf je risico te nemen? Je kan aan financieel risico denken, maar ook qua imago en qua onzekerheden. Wat kan er mis gaan, waar moet je rekening mee houden en wat voor verzekeringen zijn er zoal? Een aantal kleinere risico's heb ik hier en daar al benoemd.

Stel, een hele branche valt uit. Dat hebben we gezien met de Covid-crisis, als je klanten 100% in de evenementenbranche zitten dan kon zomaar je hele inkomen in één klap wegvallen. Als je verschillende (typen) klanten en ook verschillend(e typen) werk, dan spreid je dat risico in ieder geval. Dit heet diversificatie. Je wedt dan op meerdere paarden en bent niet afhankelijk van één persoon of type klant.

Het kan altijd voorkomen dat je te maken hebt met onvoorziene uitgaves. Bouw bij grotere projecten zeker een buffer in. Materiaal kan altijd duurder uitvallen, er kan iets op locatie zijn waardoor je werkzaamheden langer duren, je computer kan uitvallen, drukwerk kan misgaan. En stel je wilt een crowdfunding doen, houd er dan rekening mee dat die kan mislukken. Heb je een plan b? Of wat als je een kunstwerk in een café hebt hangen, en de lijst valt kapot? Of heb je een financiering aangevraagd en verloopt het toch anders dan gepland? Kun je dan in overleg met de financierder over alternatieven?

Wees je ervan bewust dat wanneer jij ondernemer wordt, je ook transparant dient te zijn. Mensen willen weten met wie ze zaken doen, en consumenten moeten beschermd worden. Maar je zakelijk adres is openbaar. Dat mag niet een postbus zijn. Als je vanuit huis werkt, kan dat vervelend zijn.

Je kan denken “ja waarom zou ik geld uitgeven aan een verzekering?”. Het kan tot veel rust in je hoofd leiden. Wat als je neervalt? Wat als je iets omstoot bij een klus op locatie? Wat als je atelier afbrandt? Veel gaat over de eigen afweging. Als je simpel begint, heb je vaak niet veel verplichte verzekeringen. Ik zou wel opletten dat je niet zomaar álles verzekert, maar wat je verzekert is afhankelijk van hoe jij werkt en wat je maakt. Kijk vooral naar wat in jouw specifieke niche een realistisch type verzekering is. En ken jezelf: ben je lomp? Doe je fysiek zwaar werk? Heb je een redelijke buffer? Ik zal hieronder een paar voorbeelden noemen van verzekeringen waarmee je in aanraking kunt komen.

Voor alle typen verzekeringen geldt: er zijn meerdere aanbieders. Maak een weloverwogen keuze en kijk bijvoorbeeld voor drie verschillende offertes/aanvragen. Beroepsorganisaties en vakbonden hebben vaak ook goede afspraken met verzekeraars. Alle leden kunnen dan gebruik maken van die collectieve afspraken. Zo heeft DuPho, Dutch Photographers, bijvoorbeeld een pakket samengesteld met Klomps & Boor Risicobeheer, speciaal voor fotografen. De BNO, Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers, heeft een samenwerking met Schouten Zekerheid. De Kunstenbond is aangesloten bij Adviesgroep van der Roest.

– Zorgverzekering (verplicht)
Je weet vast wel dat iedereen als particulier bij een zorgverzekeraar moet zitten en minimaal het basispakket moet hebben. Als je een bedrijf hebt, draag je daarnaast met de inkomstenbelasting ook een bedrag af voor de Zorgverzekeringswet. En het is inkomensafhankelijk. Dat heet de “wettelijke bijdrage Zorgverzekeringswet – ZWV”. Niet voor jou persoonlijk, wel verplicht.

– Aansprakelijkheid
Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is eigenlijk het zakelijk zusje van de persoonlijke WA-verzekering en je bent dan verzekerd tegen financiële risico's. Bijvoorbeeld als iemand jou aan kan spreken voor materiële zaken of als je letselschade aan personen veroorzaakt. Hoe groter het type klus, hoe groter de kans is dat een opdrachtgever van jou vraagt om een dergelijke aansprakelijkheidsverzekering te hebben. Daarnaast bestaat er ook een beroepsaansprakelijkheidsverzekering: dit gaat om schade als gevolg van fouten waar je als ondernemer uit hoofde van je beroep verantwoordelijk voor bent. Als je bijvoorbeeld verkeerde kleuren doorgeeft bij een grote bestelling van drukwerk, of een slecht advies geeft.

Mocht er ooit iemand naar jou toe komen en zeggen dat je verantwoordelijk bent: wees dan in eerste instantie voorzichtig met het nemen van die verantwoordelijkheid. Het kan misschien voelen als jouw schuld, maar juridisch gezien kan het anders liggen.
​
– AOV en broodfonds
Het klinkt waarschijnlijk als een ver-van-je-bed-show. Je verzekeren voor wanneer je niet, of tijdelijk niet, kunt werken. Maar als zelfstandige kun je dan geen aanspraak maken op een collectieve regeling zoals iemand in loondienst wel kan.

Niemand wil ziek worden. De meeste ondernemers werken graag aan hun eigen bedrijf. Maar mocht het toch gebeuren, we zijn immers allemaal menselijk, is het fijn om een vangnet te hebben. Uit statistieken van het CBS blijkt dat hoe hoger het inkomen uit een bedrijf, hoe hoger het percentage van de zelfstandigen dat wél verzekerd is. Vooral mensen uit de bouw, overheid, zorg en landbouw hebben dit vaker goed geregeld dan mensen uit een creatief beroep. Zorg goed voor jezelf en zorg ook dat je het goed voor jezelf geregeld hebt, mocht je toch opeens omvallen.

De AOV, arbeidsongeschiktheidsverzekering is een particuliere verzekering die je bij diverse verzekeringsmaatschappijen kunt afsluiten. De premie is vaak afhankelijk van je gezondheid, hoeveel je terug wilt krijgen als je ziek wordt, hoe hoog het verzekerde bedrag dus is, en hoe lang de periode duurt voordat de AOV uitgekeerd wordt. Dus stel je kunt het eerste jaar zelf overbruggen, dan is de premie al veel lager.

Voor een AOV moet je een medische check doen, een formulier invullen. Dan evalueert iemand met medische kennis hoe het risico zit. Ofja, of jouw situatie binnen hun verdienmodel past, of ze jou als klant willen, want laten we eerlijk zijn, van verzekeraars kun je weinig solidariteit verwachten. Het kan zijn dat je volgens de 'reguliere' berekening premie betaalt, het kan zijn dat je medische situatie premieverhogend werkt, maar het kan ook zijn, zoals bij mij, dat je wordt afgewezen op basis van je medische situatie.

Er komt ook een algemene regeling aan binnen een paar jaar, met een inkomensafhankelijke premie en een uitkering van maximaal het minimumloon. Maar dat is nog niet helemaal rond op het moment dat ik dit type.

Een broodfonds is geen officiële verzekering, maar toch een manier om je in te dekken tegen de gevolgen van inkomstenverlies als je ziek wordt of arbeidsongeschikt. Je hebt verspreid over Nederland een heleboel broodfondsen, die zijn elk maximaal 50 personen groot. Je vormt samen een 'schenkkring' waarbij je elkaar privé kleine schenkingen doet om de maand door te komen. Een broodfonds is een vereniging en gaat uit van solidariteit, en dat je elkaar vertrouwt en elkaar kent. Je legt per maand een vast bedrag in. De hoogte van de inleg bepaalt hoeveel je per maand geschonken krijgt, mocht je erg ziek worden. Stel je legt zo'n 45 euro per maand in inclusief administratiekosten, dan krijg je 750 per maand terug, mocht je ziek worden. Als je meer inlegt, krijg je meer terug. Wat er na schenkingen en administratiekosten overblijft, blijft jouw eigen geld, jouw eigen potje. Als je ziek wordt kun je tot twee jaar lang zo overbruggen.

Een combinatie die je veel ziet is lidmaatschap van een broodfonds om die eerste twee jaar te overbruggen, en vervolgens een AOV voor daarna. Omdat de ingangsdatum ver vooruit geschoven wordt, is de AOV veel betaalbaarder. De verzekering loopt immers veel minder risico dat je na twee jaar nog ondersteuning nodig zal hebben.

Naast het broodfonds heb je bijvoorbeeld ook Crowdsurance van SharePeople en het tulpenfonds. Het is ook mogelijk om via het UWV een vrijwillige verzekering voor ziekte, arbeidsongeschiktheid of werkeloosheid af te sluiten.

– Inventaris
Wat als je een grote klap zou krijgen als er iets met je spullen gebeurt? Denk dan aan een inventarisverzekering, stel er breekt brand uit in de ruimte waar je computer staat. Een brandverzekering en bedrijfsschadeverzekering voor diefstal. Hoe hoger de waarde van je inventaris, hoe hoger het premiebedrag.

– Juridische conflicten of vragen
Ik ben lid van een paar organisaties waardoor ik ook gebruik kan maken van juridische ondersteuning en advies. En als je echt naar een rechter moet stappen, een jurist inhuren tegen een gereduceerd tarief. Als je juridische stappen moet nemen, is het ook fijn als je een rechtsbijstandsverzekering hebt (als je bij een vakbond zit is dit meestal ook gedekt).

Een juridisch loket geeft vaak gratis advies, maar dat is vooral voor particulieren. Het loket is er niet voor bedrijven en ondernemersvragen, meer voor advies bij burenruzies, gedoe met je baas of als je schulden maakt.

– Reisverzekering
Een reisverzekering is vooral interessant als je ver weg gaat voor je werk, bijvoorbeeld naar het buitenland, of als je kostbare apparatuur met je meeneemt.

– Digitale risico's
Ga de risico's na, stel er zou digitaal iets mis gaan. Je raakt bestanden kwijt of je wordt gehackt, je website is langduring niet bereikbaar – wat voor impact heeft dit op je bedrijfsvoering? Sommige verzekeraars bieden ook een verzekering tegen cybercrime. En zorg ervoor dat je bestanden geback-upt zijn. Gebruik eventueel een passwordmanager als LastPass en zorg voor twee-stapsverificatie voor je social media-accounts.​​

Pensioen en hypotheek

Je wilt op je oude dag ook nog genoeg geld hebben om prettig van te leven. Als zelfstandige ontvang je (vooralsnog) net als iedereen vanaf je pensioenleeftijd een AOW, de Algemene Ouderdomswet, dat is een basispensioen. Maar dat is echt geen vetpot. Als je in loondienst werkt, bouw je vaak vanzelf een aanvullende oudedagvoorziening op. Als zelfstandige moet je dit zelf aanleggen. En als je personeel hebt moet je dit ook voor hen regelen.

Over drie weken word ik dertig. Of er tegen de tijd dat ik 70 ben nog zoiets is als AOW? Geen idee.

Het kan nog voelen als een ver-van-je-bed-show als je een jaar of twintig bent, maar zodra je wat begint te verdienen, zou ik zeker kijken of je al kleine beetjes weg kunt leggen of kunt investeren. Dan hoef je later minder grote happen uit je inkomsten af te dragen. Juist als je jong bent kun je er op tijd mee beginnen en is het bedrag per maand kleiner. En als je nu denkt: ja maar dat geld heb ik nu niet. Dan is het juist belangrijk om het wel mee te nemen in je berekeningen, door te rekenen in je tarieven. Anders bouw je echt niks op voor later. Want als je nu al alle beetjes bij elkaar moet schrapen, denk dan: zou je dat ook willen moeten doen als je straks alleen je AOW hebt? Zou jij het redden met maar 800 euro in de maand?

Je hebt als zelfstandige nog best veel verschillende opties hierin. Je kan bijvoorbeeld sparen, een lijfrentepolis afsluiten, een zelfstandigenpensioen opbouwen, of beleggen. Als je voor een pensioen spaart, heb je recht op belastingvoordelen. De Belastingdienst betaalt mee aan jouw pensioen. Als je zo'n 9 à 10 procent van de winst van dat jaar toevoegt aan je oudedagsreserve, betaal je dat jaar er geen inkomstenbelasting over. Als je geld inlegt op een pensioenrekening, mag je dat aftrekken van het belastbare inkomen. De belasting betaal je pas tegen de tijd dat het wordt uitgekeerd, en dat is dan tegen het lagere AOW-belastingtarief. Er zijn natuurlijk wel voorwaarden verbonden hieraan, je mag bijvoorbeeld niet onbeperkt inleggen en je kan niet ineens het hele bedrag van die pensioenrekening opnemen.

Let op: beleggen kent risico's. Je kan je inzet verliezen.

Met een lijfrentepolis bouw je een bedrag op, waarmee je tijdens je pensioen periodiek uitbetaald krijgt. Je hebt eerst een opbouwfase en daarna een uitkeerfase. Met het gespaarde bedrag koop je een uitkerende verzekering aan. Op basis van het gespaarde bedrag berekent de verzekeraar hoe hoog de uitkering is. De premies die je inlegt op je lijfrentepolis leveren ook rendement op. Deze inleg mag je ook van je inkomen aftrekken met de aangifte inkomstenbelasting.

Wat betreft beleggen: ik zou alleen beleggen met geld dat je niet gelijk op korte termijn nodig hebt, en probeer niet mee te gaan in de waan van de dag. Je kan echt al met kleine stapjes beginnen (bijvoorbeeld 25 euro per maand). Als je denkt “ik ga beleggen vanaf het moment dat ik 5000 euro over heb”, dan komt dat moment niet zomaar. En in de tussentijd hadden je kleine beetjes ook al extra geld voor je op kunnen leveren. Als je belegt in groene, duurzame fondsen krijg je daarnaast ook een belastingvoordeel.

Misschien goed om te weten: je kunt je momenteel opgebouwde potjes online inzien bij Mijn Pensioenoverzicht. Daar kwam ik er bijvoorbeeld achter dat ik bij een bijbaan toch wel pensioen heb opgebouwd. Ik krijg er straks drie euro per maand van. Wow!

Ik kan je niet adviseren wat jij moet doen voor je pensioen. Daarvoor weet ik gewoon zelf te weinig van alle opties af, ik ken jouw specifieke situatie niet en ik heb geen certificaten die aangeven dat ik financieel advies mag geven. Ik kan wel zeggen dat je iéts moet regelen. Denk na over de langere termijn. Ik belegde zelf via ZZP Pensioen (van a.s.r.), zit nu bij Brightpensioen en Saxo (voorheen bij Binck) en investeer daarnaast gespreid via diverse platformen in allerlei verschillende soorten projecten. Ik hoor van andere zelfstandigen ook wel goede dingen over Brand New Day.

Update december 2022: per 1 januari 2023 wordt de oudedagreserve (FOR) afgeschaft, en per 1 juli 2023 gaat (waarschijnlijk) de nieuwe pensioenwet in. Ik ben geen fiscalist of pensioenexpert die de ontwikkelingen heel precies volgt, dus sommige elementen uit deze blog zullen verouderd zijn. Hier wat linkjes met uitleg:
-https://www.onsnieuwepensioen.nl/bent-u-ondernemer
​-https://bieb.knab.nl/pensioen/de-gevolgen-van-de-nieuwe-pensioenwet-voor-zzpers 

Relevant om te weten voor het afsluiten van een hypotheek: een hypotheekverstrekker kijkt vooral naar de gemiddelde fiscale winst van de afgelopen drie jaar. Daar zijn dus je zakelijke kosten al van afgetrokken, terwijl men bij iemand in loondienst kijkt naar bruto loon. Ben je nog geen drie jaar bezig als zelfstandige? Eventuele bijbanen en overige inkomsten worden ook meegeteld. Maar je zal misschien wel plannen moeten laten zien, prognoses voor de komende jaren. Het kan zijn dat je hypotheekverstrekker (net als een toekomstige huurbaas) die prognose of jaarrekening gecontroleerd wil zien door een officiële accountant, met een stempel op je papieren. Zo'n officieel document kan je een paar honderd euro kosten.

Als je geen eenmanszaak hebt maar een DGA bent bij je eigen bv, sta je feitelijk op de eigen loondienst. Dus dan kijkt een hypotheekverstrekker naar het totale bedrijf maar ook naar het salaris.

---

4. Zicht op je cijfers

Als je weet hoe het ervoor staat, kun je beter onderbouwde keuzes maken. En met zicht op je cijfers bedoel ik niet alleen financieel inzicht, maar kijk ook naar de uren die je maakt, en andere factoren die je kan kwantificeren, waar je een cijfer aan kunt hangen. Neem soms even een stapje terug van de dagelijkse praktijk. Als je je cijfers van tijd tot tijd evalueert, heb je meer grip op hoe het in je bedrijf eraan toegaat. Dan kun je daarna formuleren wat je anders zou willen.

4.A Analyse

Ik vind het zelf heel fijn om overal grafiekjes van te zien (dat kan gemakkelijk in Excel of Open Calc). Dat maakt cijfers voor mij concreet. Waarschijnlijk helpt dat jou als beeldmaker ook. Bijvoorbeeld de omzet per maand voor de afgelopen jaren, of de hoeveelheid kilometers die ik gereisd heb, afgezet tegen de omzet, of de omzet afgezet tegen de winst. Een grote afwijking of stijging valt dan gelijk op en dan kan ik checken wanneer wat speelde. Of als je een nieuw product wilt lanceren, bij hoeveel verkopen of wat voor prijs speel je quitte, en wanneer maak je winst?

Als je zoals ik verschillende dingen doet, en je werkzaamheden categoriseert of uitsplitst naar type klant kun je de inkomsten ook uitsplitsen in grafiekjes. Bijvoorbeeld de categorieën: ontwerp – redactioneel – live werk – verkoop originelen – overige. Als je dit per jaar bekijkt, kun je zien:

• in welk categorie type werk gaan de meeste uren zitten?
• aan welk type werk houd je het meeste over?

Of ik maak geen grafiekjes, maar speel met “voorwaardelijke opmaak” in Excel of Open Calc. Als cijfers in bepaalde vakjes dan boven of onder een bepaalde waarde zitten, krijgen ze een bepaalde kleur. Dus stel, ik zou puur en alleen het effectieve uurtarief waarop ik gewerkt heb willen checken:
→ maak ik een lijstje van alle projecten
→ voeg ik een kolom toe met de totaalprijs wat ik ervoor gerekend heb
→ voeg ik een kolom toe met het totaal aantal uren dat ik daadwerkelijk aan dit project besteed heb, inclusief overlegtijd en reistijd etc.
→ laat ik in de laatste kolom het uurtarief berekenen door de prijs door de uren te laten delen
→ voeg ik een voorwaardelijke opmaak toe voor die laatste kolom.

​Stel, ik wil overal minimaal 60 euro per uur aan overhouden, maar het liefst werk ik voor minimaal 80 euro per uur. En bij alles voor onder de 40 euro per uur loop ik flink verlies. Of wat voor uurtarieven je dan ook voor jezelf berekend hebt. Dan voeg ik vier categorieën toe aan de voorwaardelijke opmaak, en het programma updatet dan de kleuren voor mij automatisch:
< 40: donkerrood
40 – 60: oranjerood
60 – 80: geelgroen
80 >: groen
Het programma updatet de kleuren voor mij automatisch als ik de informatie invul voor nieuwe projecten en ik kan het gemakkelijk inzien. Ik zal verderop nog een tip geven om dit wat breder te trekken.

Het kan best zijn dat je in de eerste maanden verlies lijdt, en nog moeite hebt met klussen binnenhalen. Dan lijdt je eigenlijk verlies. Dat hoeft niet te betekenen dat je nooit winst zal kunnen maken en dat je gelijk moet stoppen. Ondernemen is ook volhouden, aanscherpen en verbeteren. Maar je moet wel inzicht houden en kijken of er een stijgende lijn in zit. Stoppen na evaluatie is ook een dappere keuze, maar wel pas nadat je het fatsoenlijk geprobeerd hebt.

Kijk bijvoorbeeld een keer per kwartaal of jaar aandachtig naar je cijfers en stel de volgende vragen:
→ In wat voor verhouding staat mijn omzet tot mijn winst? Omzetdoelen zeggen vaak niet zo veel, geven alleen een bovengrens aan. Winstdoelen wel. Ik zou sowieso omzetdoelen en winstdoelen per kwartaal of per jaar formuleren, per maand zie je vooral veel schommelingen. En voor een goed overzicht haal je ook alvast het bedrag dat je aan belasting betaalt van je winst af, zodat je jezelf niet rijk rekent.

→ Hoe groot is het percentage inkoop ten opzichte van mijn andere uitgaves? Dat zegt iets over jouw toegevoegde waarde. Als iemand alleen maar iets inkoopt en doorverkoopt dan is de toegevoegde waarde vooral de selectie van dat product en dat op het juiste moment bij de juiste mensen brengen, maar het product zelf is in principe hetzelfde als op het moment dat het ingekocht werd. Dat is anders wanneer jij bijvoorbeeld een canvasdoek en andere schildermaterialen inkoopt voor 75 euro en daar een doek van 2000 euro van maakt. Of als je vooral diensten levert via je laptopje en daarvoor niet veel kosten maakt behalve hardware en software.

Het percentage inkoop hoeft ook niet per se altijd zo laag mogelijk te zijn. Dat is afhankelijk van wat voor bedrijf je hebt. Als je meer mensen in wilt huren om te kunnen groeien, zal de inkoop relatief ook meestijgen. Onder inkoop vallen namelijk zowel productiekosten zoals materiaal, maar ook inhuur van derden.

→ Wat zijn mijn winstmarges per type product of dienst? Je hebt vaste kosten, zoals je software, maar wat zijn specifieke kosten per product of dienst, bijvoorbeeld aan materiaal en inhuur van derden? En hoeveel uur aan je eigen arbeid stop je erin? Dan kun je de cijfers per product of dienst analyseren. De winst mag best hoger zijn dan wat je jezelf uitbetaalt, je wilt immers ook een zakelijke buffer hebben voor investeringen en voor onvoorziene uitgaves.

→ Hoe groot is mijn zakelijke buffer? Hoeveel weken / maanden kan ik vooruit met mijn bedrijf zonder in de problemen te komen, stel ik heb even geen inkomsten? Uit data van het CBS blijkt dat veel zelfstandigen maar een kleine buffer hebben. En dat de buffer bij veel creatieve zelfstandigen kleiner is dan bij de gemiddelde zelfstandige, dus dat die eerder in de problemen komt als inkomen wegvalt. Ga voor jezelf na: hoeveel wil ik na dit jaar aan buffer hebben en wat moet ik daarvoor per maand aan opzij zetten in een potje waar ik niet snel aan kan?

→ Hoeveel uur stop ik er per week in? Wat houd ik er effectief per facturabel uur aan over en is dat rendabel? Hoe staan de facturabele uren in verhouding met je totaal aantal uren? Stop je bijvoorbeeld altijd veel tijd in offertes en voorbereidende gesprekken, waarvan de klus vervolgens niet doorgaat omdat je niet heel gericht acquisitie voert? En verreken je die verloren uren niet in je uurtarief?

→ Hoe zit het met je voorraad? Heb je veel weg moeten gooien? Heb je veel voorraad of een type product dat totaal niet verkoopt? Waar zou dat aan kunnen liggen? Stel je hebt normaliter een hele grote voorraad liggen maar er wordt wel erg weinig verkocht, misschien kun je dan een deel afschrijven en je alleen nog maar richten op de producten die beter verkopen.

→ De balans van een bedrijf goed kunnen lezen is een kunst. Maar er bestaan bepaalde financiële ratio's / kengetallen waar bijvoorbeeld een financier naar zal kijken om te bepalen of je bedrijf financieel gezond is. Je kan ook per sector opzoeken wat gemiddeld opvalt aan deze cijfers. Als voorbeeld heb ik een balans van een ontwerper met een eigen webshop genomen.

Current ratio: vlottende activa + liquide middelen / kortlopende schulden
Heb je genoeg geld op de rekening om de kortlopende schulden te voldoen, of kun je binnen een
paar maanden genoeg geld ophalen door je voorraad te verkopen? Als de uitkomst lager dan 1 is,
kun je op korte termijn in liquiditeitsproblemen komen. Is de uitkomst hoger dan 1, dan is er op
korte termijn genoeg liquiditeit om aan de kortlopende schulden te voldoen.

Quick ratio: (vlottende activa + liquide middelen – voorraad) / kortlopende schulden
Kun je anders meteen aan je verplichtingen voldoen? De voorraad laten we hierbij buiten
beschouwing omdat het even kan duren voor je alles verkocht hebt. Een quick ratio boven de 1 is
prima.

Solvabiliteit: eigen vermogen / totaal vermogen x 100%
Solvabiliteit gaat over de lange termijn: hoe afhankelijk je bent van schuldeisers ('vreemd
vermogen') en in welke mate je aan je verplichtingen kan voldoen, tegenslagen zelf op kan vangen.
Je krijgt dan een percentage als uitkomst, en tussen de 25 en 40% is redelijk financieel gezond. Hoe
hoger, hoe beter.

Je hebt ook nog andere ratio's zoals de rentabiliteit, omloopfrequentie etc.

→ Wat zijn de beste projecten voor mij? Dat leg ik iets verder toe aan de hand van de drie P's en hoe ik die toepas.

Als zelfstandig creatief professional vraag je je wel eens af: wil ik deze klus wel aannemen? Of hoe kan ik bepalen wat voor projecten ik doe? Het kan lastig zijn om iets wat zo subjectief voelt, te kwantificeren en kwalificeren. Met de drie P's heb je in ieder geval handvatten om af te wegen en te evalueren.

Natuurlijk gaat het niet alleen om euro's, ook om de afweging uit wat voor werk, type product of dienst je de meeste voldoening haalt. Maar misschien levert die financieel niet zo veel op en wil je kijken hoe je met de rest van je werkzaamheden meer geld verdient, zodat je tijd overhoudt om aan je eigen projecten te werken.

Maak een overzicht van je projecten – bijvoorbeeld van afgelopen jaar - en voeg drie kolommen toe. Of als je nog geen werk hebt gedaan, bedenk een aantal fictieve projecten, in verschillende omstandigheden. In drie kolommen geef je een cijfers van 1-10 (en met voorwaardelijke opmaak een kleur) volgens de drie P's: Poen, Plezier, Prestige.

Poen – levert het genoeg op?
0 / rood = gratis gewerkt
4 / oranje = eigenlijk te weinig, kan hier niet van leven, hopelijk staat er wel heel veel Plezier of Prestige tegenover
7 / geel = prima
10 / groen = zoveel aan overgehouden, voel me bijna schuldig

Plezier, of Pret
0 / rood = wat een ramp! Ik werd niet gerespecteerd en het type werk vond ik vreselijk
4 / oranje = dit zou ik niet snel weer doen, of er moet heel veel Poen of Prestige tegenover staan
7 / geel = prima
10 / groen = the best! Doe mij dit all day, every day

Prestige
0 / rood = ik maakte iets voor op mijn moeders nachtkastje, ni